Integrerte kassesystem: 7 ting å vite.

Et kassesystem er ikke lenger bare stedet der kunden betaler. For mange detaljister har kassen blitt en viktig del av hele handelsflyten, fra butikk og netthandel til lager, betalinger, kundedata og ERP.

Når kassesystemet er integrert med andre systemer, reduseres manuelt arbeid. Varer, priser, lager, ordre og salgsdata kan flyte mellom systemene uten at samme informasjon må håndteres flere steder.

Her går vi gjennom sju ting som er nyttig å vite om integrerte kassesystem, spesielt for butikker og kjeder som vil få fysisk handel og netthandel til å fungere bedre sammen.

1. Et integrert kassesystem kobler sammen flere deler av handelen

Et integrert kassesystem er et kassesystem som kan dele informasjon med andre systemer i virksomheten. Det kan for eksempel være ERP, økonomisystem, netthandelsplattform, lager, PIM, betalingsløsninger eller kundeklubb.

Målet er at handelen skal henge bedre sammen. Når systemene snakker med hverandre, blir det enklere å holde informasjonen oppdatert, enten salget skjer i butikk, på nett eller i flere kanaler samtidig.

Et integrert kassesystem kan for eksempel hjelpe med:

1. varer og priser
2. lagerstatus
3. ordre og returer
4. kundeopplysninger
5. betalinger
6. regnskapsgrunnlag
7. rapportering og oppfølging

Det gjør at kassen ikke blir et isolert system, men en naturlig del av hele handelen.

Les mer om Cash ITs integrasjoner og hvordan kassen kan kobles sammen med andre systemer.

En handel i bevegelse, der teknologien forenkler hvert steg.

2. Integrasjoner reduserer manuelt arbeid

Et vanlig problem i handelen er at samme informasjon må oppdateres flere steder. Varer opprettes i ett system, priser endres i et annet, lageret justeres manuelt, og salget må deretter avstemmes mot økonomi eller regnskap.

Det tar tid og øker risikoen for feil.

Med et integrert kassesystem kan informasjonen flyte mer automatisk mellom systemene. Når en vare oppdateres i ERP-systemet, kan informasjonen synkroniseres til kassen. Når en vare selges i butikk, kan lageret oppdateres. Når dagens salg er klart, kan grunnlaget gå videre til økonomi eller regnskap.

Det gjør hverdagen enklere for både butikkmedarbeidere, økonomiavdeling og de som har ansvar for lager og sortiment.

3. Butikk og netthandel må dele informasjon

For butikker som selger både fysisk og på nett, er integrasjoner ekstra viktige. Kunden forventer ofte at butikk og nettbutikk fungerer som én og samme handel.

Det kan handle om å se om en vare finnes på lager, kjøpe på nett og hente i butikk, returnere en nettordre i butikk eller møte de samme prisene og kampanjene i flere kanaler.

For at dette skal fungere, må kassesystemet og netthandelen kunne dele informasjon.

Sammenlign spesielt om kassesystemet kan håndtere:

1. felles varer og priser
2. lagerstatus i butikk og nettbutikk
3. ordre fra netthandel
4. returer mellom kanaler
5. kampanjer og rabatter
6. kundedata og kjøpshistorikk

Når butikk og netthandel henger sammen, blir det enklere å skape en smidigere kundeopplevelse og samtidig få bedre kontroll internt.

Vil du gå dypere i valg av system? Les vår guide om å sammenligne kassesystem for detaljhandel.

Butikk og nettbutikk i samme flyt – når systemene jobber sammen.

4. ERP-systemet kan være master

Et viktig spørsmål ved integrerte kassesystem er hvilket system som skal være master. Det betyr hvilket system som er hovedkilden for informasjon som varer, priser, kunder eller lager.

I noen virksomheter opprettes mye informasjon direkte i kassesystemet. I andre er ERP-systemet master, mens kassen henter informasjon derfra og sender tilbake salgsdata.

For detaljhandelsbedrifter med flere butikker, større varekartotek, fakturakunder eller mer avanserte lagerflyter er det ofte en fordel å la ERP-systemet være master. Da holdes grunninformasjonen samlet på ett sted.

Det viktigste er å avklare dette tidlig. Hvis ansvaret mellom systemene er uklart, kan det føre til doble registre, feil priser, feil lagerstatus og mer manuelt arbeid.

5. Betalinger, returer og kvitteringer må henge sammen

Et integrert kassesystem handler ikke bare om varer og lager. Betalinger er også en viktig del av flyten.

I nordisk detaljhandel kan butikker ha behov for å håndtere kortbetalinger, Vipps, faktura, gavekort, tilgodelapper, returer, tilbakebetalinger og noen ganger kontanthåndtering. For kjeder med virksomhet i flere land kan behovene også variere mellom markedene.

Spørsmål å stille:

1. Hvilke betalingsterminaler støttes?
2. Finnes det støtte for Vipps?
3. Kan systemet håndtere fakturakunder?
4. Hvordan fungerer returer og tilbakebetalinger?
5. Kan betalinger kobles til kvittering, ordre og regnskap?
6. Fungerer løsningen i flere nordiske land?

Når betalinger, kvitteringer, ordre og regnskap henger sammen, blir det enklere å følge opp salget og gi kunden en smidig kjøpsopplevelse.

Teknologi som forenkler – handelen som fungerer av seg selv.

6. Eldre kassesystem kan skape problemer ved netthandel

Mange butikker vokser inn i nye behov steg for steg. Først fungerer kassen godt i den fysiske butikken. Deretter kommer netthandel, flere betalingsmåter, flere lagersteder, flere butikker eller krav til bedre rapportering.

Da kan et eldre kassesystem raskt bli en begrensning.

Vanlige problemer er at informasjon må flyttes manuelt, at lagerstatus ikke stemmer, at netthandelen ikke får riktig varedata eller at ERP-systemet ikke får tydelig nok salgsinformasjon.

Tegn på at kassesystemet ikke lenger strekker til, kan være:

1. mye dobbeltarbeid
2. manuelle eksporter og importer
3. feil lagerstatus
4. ulike priser i butikk og på nett
5. vanskeligheter med returer mellom kanaler
6. begrenset rapportering
7. svak kobling til ERP-systemet

Hvis flere av disse problemene dukker opp jevnlig, kan det være på tide å se om kassesystemet er godt nok integrert for hvordan handelen fungerer i dag.

7. Riktige integrasjoner gjør handelen mer skalerbar

Et integrert kassesystem skal ikke bare løse dagens problemer. Det skal også kunne følge med når virksomheten vokser.

For en mindre butikk kan det handle om å få orden på varer, betalinger og regnskap. For en voksende kjede kan det handle om å håndtere flere butikker, sentrale prislister, netthandel, lagerflyt, kundedata og ERP på en mer samlet måte.

Derfor bør du ikke bare spørre hvilke integrasjoner som finnes. Du bør også spørre hvordan de fungerer over tid.

Sammenlign spesielt:

1. om integrasjonene er ferdige eller krever spesialutvikling
2. hvor ofte informasjonen synkroniseres
3. hvordan feil og avbrudd håndteres
4. om løsningen håndterer flere butikker
5. om systemet kan vokse med flere kanaler
6. hvordan support og ansvar fungerer mellom leverandører

Et godt integrert kassesystem gjør det enklere å vokse uten å skape mer administrasjon.

Når passer Cash IT?

Cash IT passer spesielt godt for detaljhandelsbedrifter som vil koble sammen butikk, netthandel og ERP i en stabil og fleksibel flyt.

Løsningen er utviklet for handlere som trenger mer enn en enkel kasse. Det kan være frittstående butikker og kjeder med større varekartotek, flere systemer, fakturakunder, norske og nordiske betalingsbehov, lagerflyt og behov for sterke integrasjoner.

For virksomheter der ERP-systemet skal være master, og der kassen må være en integrert del av salg, lager og økonomi, kan Cash IT være et sterkt alternativ.

Les mer om Cash ITs kassesystem eller kontakt oss så hjelper vi deg å finne riktig løsning.

Oppsummering

Integrerte kassesystem hjelper butikker med å koble sammen kasse, netthandel, ERP, lager, betalinger og rapportering.

For detaljister med både fysisk butikk og netthandel kan riktige integrasjoner redusere manuelt arbeid, forbedre lagerkontrollen og skape en smidigere kundeopplevelse.

Det viktigste er å starte med virksomhetens flyter. Se hvilke systemer som må dele informasjon, hvilket system som skal være master og hvilke integrasjoner som kreves for at handelen skal fungere bedre i hverdagen.

Når systemene henger sammen, blir handelen enklere å drive, følge opp og utvikle.