Kassesystem med Unimicro eller Visma – slik velger du riktig.

Med Cash IT kobler du butikkens kassesystem til Unimicro eller Visma-systemet ditt. Vi hjelper deg med å samle artikler, priser, lager, salg og økonomi i en sammenhengende arbeidsflyt, med forretningssystemet som den sentrale kilden til informasjon.

Vi vil gjøre hverdagen enklere både i butikken og bak kulissene. Kassen skal være enkel å bruke, og informasjonen fra salget skal nå riktig system med mindre manuell håndtering.

Her viser vi hvordan vi i Cash IT arbeider med integrasjoner til Unimicro og Visma, og hva du bør kontrollere for å få butikk, nettbutikk og økonomi til å fungere bedre sammen.

Hvorfor får eldre kassesystemer
problemer med netthandel?

Eldre kassesystemer kan være utviklet for virksomheter der nesten alt salg skjer i den fysiske butikken. Når netthandel kommer til, må informasjon deles mellom flere systemer og salgskanaler.

Hvis koblingene mangler eller bare dekker deler av arbeidsflyten, kan personalet måtte oppdatere priser, registrere artikler og overføre salgsgrunnlag manuelt. Lagerinformasjonen kan også bli utdatert før neste overføring.

Det kan føre til at:

• Nettbutikken viser varer som allerede er solgt i butikken.
• Priser og kampanjer er forskjellige mellom kanalene.
• Økonomiavdelingen må sammenstille flere separate grunnlag.
• Returer krever ekstra arbeid for å oppdatere lager og økonomi.
• Personalet bruker tid på å kontrollere opplysninger mellom systemene.

Systemets alder er likevel ikke hele forklaringen. Det avgjørende er hvilke integrasjoner som finnes, hvilken informasjon de overfører, og hvor godt de passer til dagens virksomhet.

Hva innebærer et
integrert kassesystem?

Et integrert kassesystem utveksler informasjon med andre systemer i virksomheten. Det kan for eksempel hente artikler og priser fra forretningssystemet og sende tilbake salg, returer og grunnlag for regnskapet.

Men ordet «integrasjon» sier ikke hvor omfattende koblingen er. En integrasjon som overfører et bokføringsgrunnlag ved dagens slutt, er forskjellig fra en som også håndterer artikler, kunder, ordre og lager løpende.

Når du sammenligner kassesystemer for detaljhandel, bør du derfor spørre:

• Hvilke opplysninger overføres?
• I hvilken retning går informasjonen?
• Hvor ofte oppdateres den?
• Hvilket system har ansvaret for hvert register?
• Hvordan oppdages og håndteres mislykkede overføringer?

Når vi går gjennom en løsning med deg, kartlegger vi hvilke opplysninger som må deles, hvilket system som har ansvaret for dem, og hvilke arbeidsoppgaver du vil forenkle. Det gir et tydelig grunnlag for valg av integrasjon.

Kassesystem med Unimicro –
hva bør du kontrollere?

Bruker du Unimicro, kan vi koble kassesystemet til forretningssystemet du allerede arbeider i. Vi begynner med å gå gjennom hvilke funksjoner dere bruker, og hvordan butikkens salg skal føres videre til økonomi og lager.

Med Cash IT Retail og Unimicro kan salg, ordre og lagerendringer synkroniseres mellom systemene. Salg og betalinger overføres fra kassen, og dagsoppgjøret gir et strukturert grunnlag for bokføring.

Kontroller hvordan integrasjonen skal håndtere salgsgrunnlag, betalingsmåter, returer og eventuell fakturering. Hvis artikler og lager skal deles mellom systemene, bør også lagersteder og rutinene for varebevegelser inngå i gjennomgangen.

I en gjennomgang med oss kan vi ta utgangspunkt i deres egne salgssituasjoner: et vanlig butikkjøp, en retur og eventuelt salg til bedriftskunder. Da blir det tydeligere hva integrasjonen må håndtere, og hvordan arbeidet skal fungere for både butikkpersonalet og økonomiavdelingen.

Målet er mindre dobbeltregistrering og enklere administrasjon. Sammen avklarer vi hvilke arbeidsflyter som skal inngå, ut fra virksomhetens behov og funksjonene dere bruker i systemene.

Med riktig integrasjon trenger opplysninger å registreres på færre steder, noe som forenkler butikkens administrasjon.

Kassesystem med Visma –
velg riktig integrasjon

Når du sammenligner kassesystemer med Visma, må du oppgi hvilken løsning dere bruker. Visma Business, Visma.net og Business NXT er forskjellige systemer med ulike forutsetninger.

I Cash IT tar vi utgangspunkt i akkurat det Visma-systemet og den versjonen dere bruker. Vi går gjennom hvordan det skal fungere sammen med kassen, og hvilke arbeidsflyter som må henge sammen mellom systemene.

Kontroller spesielt hvordan koblingen håndterer:

• Artikkelregister og prislister.
• Kundeopplysninger og kundespesifikke vilkår.
• Salg, ordre og fakturagrunnlag.
• Lagersteder og lagerendringer.
• Returer og korrigeringer.

For virksomheter som selger til både privatpersoner og bedrifter, er det også relevant å se hvordan kassen håndterer kundepriser og fakturakjøp.

Vi tilbyr blant annet integrasjoner til Visma Business, Visma.net og Business NXT.

Hvordan kobles butikk
og netthandel sammen?

Butikk og netthandel trenger tilgang til felles og pålitelig informasjon om produkter, priser, lager og ordre. For at det skal fungere, må det være tydelig hvilket system som har ansvaret for informasjonen.

Vi bygger løsningene våre med forretningssystemet som den sentrale kilden til forretningskritiske opplysninger. Cash ITs kassesystem kobles til forretningssystemet, og kommunikasjonen med netthandelen skjer hovedsakelig via forretningssystemet. Det gir en felles struktur for informasjonen butikk og nettbutikk trenger.

En salgsprosess kan for eksempel se slik ut:

1. Et kjøp registreres i butikkens kassesystem.
2. Salgsinformasjonen overføres til forretningssystemet.
3. De aktuelle opplysningene for lager og økonomi oppdateres.
4. Netthandelen mottar oppdatert informasjon gjennom sin kobling til forretningssystemet.

Hvor raskt oppdateringen skjer, og hvilke opplysninger som inngår, avhenger av integrasjonene. Derfor går vi gjennom hele prosessen sammen med deg, fra kjøp til oppdatert lagerbeholdning og økonomisk grunnlag.

Les mer om integrasjoner mellom kassesystem og forretningssystem og forretningssystemets rolle i handelen.

Hvordan forenkler integrasjoner
omnikanalhandel?

Omnikanalhandel innebærer at butikk og digitale kanaler fungerer sammen gjennom kundens kjøpsreise. Kunden kan for eksempel bestille en vare på nett og hente den i butikk.

For at slike tjenester skal fungere, må systemene kunne dele relevant informasjon. Personalet må se riktig ordre, vite om varen er reservert, og forstå hvordan utleveringen påvirker lager og ordrestatus.

Det samme gjelder når et nettkjøp returneres i butikk. Da må returinformasjonen nå de berørte systemene, lageret oppdateres etter virksomhetens rutiner, og tilbakebetalingen håndteres korrekt.

Et moderne kassesystem kan forenkle arbeidet ved å gjøre informasjon og funksjoner tilgjengelige der butikkpersonalet arbeider. Hvilke omnikanaltjenester som fungerer i praksis, avhenger av hele løsningen: kasse, forretningssystem, netthandelsplattform, betalinger og rutiner.

Fortell oss hvilke kundereiser dere vil tilby, så går vi gjennom hva som kreves i systemmiljøet deres. For virksomheter som bruker Viskan, kan du også lese om Cash ITs integrasjon med Viskan.

Butikk og netthandel trenger felles og pålitelig informasjon om artikler, ordre og lager.

Hva bør du sammenligne
mellom kassesystemer?

Ta utgangspunkt i de samme kravene når du vurderer ulike leverandører. Da blir det enklere å sammenligne både funksjoner og omfanget av den foreslåtte løsningen.

• Forretningssystem – finnes det støtte for systemet, versjonen og arbeidsflytene våre?
• Netthandel – hvordan overføres artikler, priser, ordre og lagerinformasjon?
• Lager – hvordan håndteres reserverte varer, returer og flere lagersteder?
• Betalinger – hvordan fungerer betalingsbekreftelse, tilbakebetaling og avstemming?
• Administrasjon – hvilke oppgaver automatiseres, og hvilke må fortsatt gjøres manuelt?
• Drift og support – hva skjer ved avbrudd, og hvem har ansvaret for feilsøking?
• Kostnad – hva inngår i lisens, integrasjon, innføring og løpende support?

Be også om en tydelig ansvarsfordeling. Hvis flere leverandører er involvert, må dere vite hvem som tar hånd om feil mellom systemene.

Hvilke betalingsløsninger trenger
en norsk butikk?

For norske butikker er kortbetaling og Vipps relevante deler av sammenligningen. Har dere også butikker i Sverige, kan Swish være aktuelt i de svenske butikkene.

Se på hvordan betalingen fungerer gjennom hele kjøpet. Får kassen en automatisk bekreftelse? Hvordan håndteres en avbrutt betaling? Hvordan gjennomføres en tilbakebetaling, og hvordan avstemmes transaksjonen?

Butikk og netthandel kan også ha forskjellige betalingsavtaler og rutiner. Det må være tydelig hvordan disse påvirker returer og økonomisk oppfølging.

Hos oss kan du velge betalingsløsninger for blant annet kort, Vipps og Klarna. Vi hjelper deg med å se hvordan de skal fungere sammen med kassesystemet og økonomien, ut fra kundenes behov og salgskanalene dine.

Hvilket kassesystem passer
små og mellomstore butikker?

For små og mellomstore butikker er enkel bruk, relevante integrasjoner og tydelig support viktige kriterier. Systemet må gjøre dagens arbeid enklere og gi rom for utviklingen virksomheten planlegger.

En butikk med Unimicro og en mindre nettbutikk kan ha andre behov enn en virksomhet med flere butikker, bedriftskunder og Visma.net.

Sammenlign derfor både den samlede kostnaden og arbeidsinnsatsen. En lavere lisenspris kan veie mindre hvis løsningen samtidig krever mye manuell administrasjon.

Vi i Cash IT hjelper både enkeltbutikker og kjeder med å koble fysisk salg til forretningssystem og netthandel. Sammen går vi gjennom hvordan dere arbeider i dag, hva som skaper ekstra administrasjon, og hvilke arbeidsflyter dere trenger når virksomheten vokser. Derfra lager vi et forslag til kassesystem og integrasjoner som passer handelen deres.