Bytt kassesystem. Hold handelen samlet.

Når du skal bytte kassesystem i en butikkjede, må pågående salg inngå i planen. Åpne ordrer, eldre kjøp, lagerbeholdning og betalingsgrunnlag skal kunne følges også etter overgangen. I Cash IT hjelper vi deg med å gå gjennom disse arbeidsflytene sammen med kassen og integrasjonen til ERP-systemet.

Kunden som bestilte i går, vil hente varen sin i morgen. Et kjøp fra forrige uke kan bli en retur etter byttet. Samtidig kan en annen butikk i kjeden fortsette å bruke den gamle løsningen. Det er slike situasjoner som gjør kassebyttet til mer enn en installasjon.

Guiden vår om å innføre kassesystem i flere butikker beskriver prosjektet fra kartlegging til utrulling. Her ser vi nærmere på salgene som må henge sammen under overgangen.

Sett en grense
mellom gammelt og nytt.

Bestem når hver butikk slutter å registrere nye kjøp i den gamle kassen og begynner å bruke den nye. Grensen må være forståelig for både butikk og økonomiavdeling, slik at samme salg ikke havner i begge arbeidsflytene eller faller mellom dem.

Dokumenter hva som skal være ferdig før overgangen og hva som kan fortsette etterpå. Et påbegynt kjøp, en ubetalt ordre og en allerede betalt bestilling trenger ikke håndteres på samme måte.

Gå gjennom planen med oss og de aktuelle systemleverandørene. Det viktige er at personalet vet hvor neste oppgave skal utføres. Kunden skal kunne få hjelp uten at medarbeideren først må avgjøre hvilket system som håndterer saken.

Ta åpne ordrer
med i planen.

Samle ordrene som fortsatt venter på betaling, levering eller henting. Kontroller ordrenummer, kunde, ordrelinjer, betalingsstatus og hvilket lager varene er reservert mot. Opplysningene hjelper dere med å se hva neste steg faktisk er.

Hvis ERP-systemet beholdes, kan det fortsette å være den sentrale kilden til ordreinformasjonen. Vår integrasjon med Garp lar personalet hente eksisterende Garp-ordrer og ta imot betalingen i Cash IT. Også eksisterende fakturaer med utestående beløp kan betales i kassen.

Denne funksjonen betyr ikke at alle ordrer fra en tidligere kasseløsning automatisk blir tilgjengelige. Hvor informasjonen finnes og hvilken status den har, må kontrolleres. Prøv de typene pågående ordrer som skal håndteres etter byttet, inkludert bestillinger som allerede er betalt.

Personalet trenger en enkel rutine: hvor finner vi ordren, hva gjenstår og hvordan unngår vi å ta betalt på nytt?

Forbered returer
på eldre kjøp.

En kunde kommer tilbake med en vare som ble kjøpt før kassebyttet. Da må personalet kunne vurdere kjøpet og følge den avtalte rutinen for retur, tilbakebetaling og påvirkning på lageret.

Bestem hvordan eldre kvitteringer og salgsopplysninger skal være tilgjengelige. Kontroller om grunnlaget skal leses i et arkiv, i den tidligere løsningen eller på en annen måte. Ikke gå ut fra at kvitteringer, gavekort og tilgodelapper kan flyttes eller brukes direkte i den nye kassen.

Gå gjennom disse tilfellene før oppstart. Vi hjelper deg med å vurdere hvordan Cash IT skal inngå i den videre håndteringen, men den valgte rutinen må også ta hensyn til den gamle løsningen og betalingsflyten.

Test særlig en retur på et eldre kjøp. Det viser om personalet finner riktig grunnlag og om økonomiavdelingen og lageret får informasjonen de trenger etterpå.

Avstem lageret
på riktig tidspunkt.

En lagerbeholdning beskriver et bestemt tidspunkt. Hvis varer selges, mottas eller reserveres etter at en fil er laget, må disse hendelsene være med i overgangen. Ellers kan en riktig beholdning bli feil allerede før første kjøp i den nye kassen.

Bestem derfor hvor den endelige beholdningen skal hentes og hvordan endringer under selve byttet håndteres. Skill mellom fysisk antall, reservert antall og det som er tilgjengelig for salg.

Cash IT bruker lagerinformasjon fra ERP-systemet i tråd med funksjonene i den aktuelle integrasjonen. Ved et bytte må vi kontrollere at riktig butikk kobles til riktig lager, og at kjøp og returer påvirker det tiltenkte grunnlaget.

Kommunikasjonen til netthandelen går hovedsakelig via ERP-systemet. Kontroller derfor også hvordan nettbutikkens bestillinger og reservasjoner påvirker lagerinformasjonen mens en butikk bytter kasse.

Bestillinger og reservasjoner må inngå når lageret avstemmes før byttet.

Følg hvert kjøp
videre til økonomi.

Gjør et siste avstemt oppgjør i den gamle løsningen og kontroller det første grunnlaget fra den nye. Økonomiavdelingen må kunne se hvilket salg som hører til hvert system, og hvilke hendelser som fortsatt venter på overføring.

Følg noen tydelige referanser gjennom hele kjeden: kvittering, ordre, faktura og betaling der de inngår. Kontroller at grunnlaget går videre i tråd med den avtalte arbeidsflyten, og at en ny kjøring ikke registrerer samme salg på nytt.

Overføringen må vurderes for ERP-systemet dere bruker. Med Cash IT og Business NXT overføres kvitteringer automatisk til ordrer, og betalingsopplysninger fra salget sendes til ERP-systemet. Kontroller hvordan det videre arbeidet i økonomiavdelingen passer med denne flyten.

Be økonomiavdelingen godkjenne avstemmingen, ikke bare at en fil eller overføring har kommet frem. Et teknisk gjennomført steg er nyttig først når opplysningene kan brukes.

Bytt i etapper.
Hold kjeden samlet.

Under en trinnvis overgang kan to kasseløsninger være i bruk samtidig i kjeden. Dokumenter hvilke butikker som bruker hvilken løsning og hvilke felles arbeidsflyter som påvirkes. Returer mellom butikker og utlevering av ordrer trenger særlig oppmerksomhet hvis dere bruker dem.

Prøv hva som skjer når en sak begynner i én butikk og avsluttes i en annen. Kontroller også hvordan prisendringer, kunder og salg håndteres i perioden. Et felles ERP-system betyr ikke automatisk at alle oppgaver fungerer likt i begge kassene.

I Cash IT tar vi utgangspunkt i de faktiske oppgavene deres når vi går gjennom løsningen. Sett tydelige kriterier for når neste butikk kan bytte, og behold en forståelig rutine for sakene som fortsatt hører til den tidligere kassen.

Gi veksten
et godt grunnlag.

Når kjeden åpner flere butikker, må den nye løsningen kunne brukes uten at hver etablering blir et eget systemprosjekt. Bestem hvilke innstillinger som er felles og hvilke opplysninger som trengs for en ny butikk, lageret og betalingene.

Ved nordisk ekspansjon kommer lokale forhold i tillegg. Et testet kjøp med Vipps i den norske kassen erstatter ikke et testet betalingsløp i en svensk butikk. Betalinger, språk og økonomisk grunnlag må prøves for hvert marked.

Hvis dere samtidig utvikler omnikanal, bør en faktisk kundesak inngå i vurderingen. Følg for eksempel en bestilling fra nettbutikken til utlevering. Hvilke steg som kan skje i Cash IT, avhenger av integrasjonene og den valgte løsningen.

Budsjetter også
for overgangen.

Et kassebytte kan redusere gjentakende manuelt arbeid, men selve overgangen krever også tid. Ta med opplæring, tester, integrasjoner, midlertidige rutiner og eventuell tilgang til eldre grunnlag i sammenligningen.

For en mindre kjede kan de samme personene håndtere både butikken og prosjektet. Planlegg derfor arbeidet ut fra hva de faktisk rekker. En lavere lisenspris hjelper ikke hvis viktige forberedelser mangler eller ekstraarbeidet blir permanent.

Vurder kassesystemet vårt ut fra oppgavene det skal forenkle etter byttet. Hvis dere ennå ikke vet hvor problemene oppstår, kan dere begynne med tegn på at kassesystemet bremser kjeden. Da blir det tydeligere hva dere vil oppnå med endringen.