Kassesystem for butikkjeder.

Når én butikk blir til flere, stilles det også større krav til kassesystemet. Det handler ikke lenger bare om å registrere salg og ta betalt. Lager, betalinger, kundedata, netthandel og ERP må fungere sammen på tvers av hele butikkjeden.

Et godt kassesystem for butikkjeder bør derfor gjøre det enklere å vokse uten at administrasjonen vokser like raskt.

1. Kassesystemet må fungere
for hele kjeden

Et kassesystem som fungerer godt i én butikk, er ikke nødvendigvis riktig når virksomheten vokser.

Med flere butikker kommer behovet for felles artikkelregister, priser, kampanjer, lagerinformasjon og rapportering. Samtidig trenger hver butikk en løsning som er rask og enkel å bruke i den daglige driften.

Derfor bør kassesystemet vurderes som en del av hele systemmiljøet, ikke bare som løsningen ved selve kassen.

2. Lager og kassesystem må
dele riktig informasjon

Når en kjede har flere butikker, blir korrekt lagerinformasjon stadig viktigere.

Hvis kassesystemet, lageret og nettbutikken arbeider med ulike saldoer, øker risikoen for feil. En vare kan for eksempel se ut til å være tilgjengelig på nett selv om den allerede er solgt i butikken.

Med integrerte systemer kan lagerbevegelser oppdateres mellom butikkene og de øvrige salgskanalene. Det gir både medarbeidere og kunder et bedre bilde av hva som faktisk finnes på lager.

Når lager og kassesystem deler informasjon, blir det enklere å holde riktig lagerstatus på tvers av butikker og salgskanaler.

3. ERP-systemet kan være master

For mange butikkjeder er ERP-systemet allerede kjernen i virksomheten. Her finnes blant annet artikler, kunder, priser, ordre, lager og økonomi.

I slike tilfeller bør ikke kassesystemet bygge opp en separat verden ved siden av ERP-systemet.

En tett integrasjon gjør det mulig å la informasjonen opprettes og vedlikeholdes på riktig sted, mens kassen bruker den informasjonen som trengs i butikken.

Det reduserer dobbeltregistrering og gjør det enklere å holde informasjonen konsistent i hele organisasjonen.

4. Betalinger må være
enkle å avstemme

Flere butikker betyr også flere betalinger.

Kort, Vipps og andre betalingsmåter skal ikke bare fungere i kjøpsøyeblikket. Transaksjonene må også kunne følges opp, avstemmes og bokføres på en effektiv måte.

Hvis butikkene bruker ulike betalingsløsninger eller hvis betalingene ikke er godt integrert med kasse og økonomi, kan resultatet bli mer manuelt arbeid og flere korrigeringer.

En gjennomtenkt betalingsløsning bør derfor vurderes sammen med resten av kasseløsningen.

Integrerte betalingsløsninger gjør det enklere å håndtere kjøp, returer og avstemming i hele butikkjeden.

5. Et utdatert kassesystem kan
påvirke lønnsomheten

Et eldre kassesystem kan fortsatt klare selve salget, men utfordringene viser seg ofte rundt kassen.

Manuell registrering, separate systemer, feil i lagerstatus, komplisert avstemming og begrenset integrasjon kan ta mye tid når virksomheten vokser.

For en butikkjede blir små ineffektive arbeidsprosesser raskt større når de gjentas i flere butikker hver dag.

Derfor bør man ikke bare sammenligne kostnaden for selve kassesystemet. Det er minst like viktig å se på hvor mye administrasjon og manuelt arbeid løsningen skaper rundt det.

6. Butikk og netthandel må fungere
som én handel

Kundene skiller ikke nødvendigvis mellom den fysiske butikken og nettbutikken. De forventer ofte å kunne bevege seg mellom kanalene.

Det kan for eksempel være å undersøke en vare på nett, kjøpe den i butikk eller bestille på nett og hente den i en fysisk butikk.

For butikkjeden betyr dette at kassesystem, nettbutikk, lager og ERP må kunne utveksle riktig informasjon.

Jo bedre systemene henger sammen, desto enklere blir det å bygge en omnikanalhandel som fungerer i praksis.

Når butikk og netthandel henger sammen, kan nettordre, lager og kundereiser håndteres i samme handelsflyt.

7. Sentral styring blir viktigere
når kjeden vokser

Når butikkene blir flere, bør ikke hver lokasjon måtte administreres som en separat enhet.

Priser, artikler, kampanjer og andre sentrale innstillinger bør kunne håndteres på en strukturert måte for hele kjeden.

Samtidig kan butikkene ha behov for lokale tilpasninger.

Et godt kassesystem for flere butikker bør derfor kombinere sentral kontroll med den fleksibiliteten den enkelte butikken trenger.

8. Rapportering må fungere fra
butikk til kjedenivå

Det er nyttig å kunne se hvordan én butikk presterer. For en butikkjede er det minst like viktig å kunne se helheten.

Salg, marginer, lager og andre nøkkeltall bør kunne følges både per butikk og samlet for virksomheten.

Når systemene deler informasjon, blir det også enklere å sammenligne butikker og analysere hva som faktisk driver utviklingen.

Dataene blir dermed et bedre beslutningsgrunnlag, ikke bare dokumentasjon på det som allerede har skjedd.

9. Kassesystemet må ikke bli en
hindring for ekspansjon

Når en butikkjede etablerer nye butikker eller går inn i nye nordiske markeder, oppstår flere praktiske spørsmål.

Betalingsmåter, valuta, lokale krav og integrasjoner kan variere mellom land. Samtidig ønsker virksomheten ofte å beholde så mye som mulig av den eksisterende systemstrukturen.

Et skalerbart kassesystem bør gjøre det mulig å legge til nye butikker og markeder uten å måtte bygge opp hele løsningen på nytt.

For kjeder med nordiske vekstplaner bør dette derfor vurderes allerede før ekspansjonen starter.

Et skalerbart kassesystem gjør det enklere å vokse med flere butikker og nye markeder.

Hva bør en butikkjede sammenligne?

Når dere sammenligner kassesystemer, er det lett å fokusere på funksjonene som medarbeideren ser i kassen. For en kjede er det imidlertid minst like viktig å se på hva som skjer rundt kassen.

Se blant annet på hvordan løsningen håndterer:

• flere butikker og lokasjoner
• ERP og andre integrasjoner
• lager og artikkelregister
• betalinger og avstemming
• netthandel og omnikanal
• sentral styring
• rapportering
• nye butikker og markeder

Målet bør være å finne en løsning som reduserer antall separate arbeidsprosesser, ikke bare en kasse som håndterer selve salget.

Når passer Cash IT?

Cash IT passer særlig godt for virksomheter innen varehandel som trenger mer enn et frittstående kassesystem.

Det kan for eksempel være en butikkjede som bruker et etablert ERP- eller økonomisystem, ønsker å koble sammen butikk og netthandel eller trenger mer avanserte ordre-, lager- og kundestrømmer.

Vi ser på helheten og hvordan kasseløsningen kan fungere sammen med systemene virksomheten allerede bruker.

Oppsummering

For en butikkjede er valg av kassesystem i stor grad et spørsmål om hvordan hele handelen skal henge sammen.

Kasse, lager, betalinger, ERP og netthandel bør ikke skape separate informasjonsstrømmer som medarbeiderne må holde sammen manuelt.

Med riktige integrasjoner blir det enklere å drive flere butikker, få bedre kontroll på informasjonen og bygge en løsning som kan vokse sammen med kjeden.