Når kassesystemet bremser butikkjeden.

Et utdatert kassesystem kan gjøre det vanskeligere å styre flere butikker når priser, lager og salg krever manuelle korrigeringer. Men systemets alder avgjør ikke om det bør byttes. I Cash IT hjelper vi deg med å vurdere hvor arbeidet stopper opp og hva som bør endres.

Kassen kan fungere ved hvert kjøp samtidig som arbeidet bak salget blir stadig tyngre. En kampanje krever telefoner til butikkene. Økonomiavdelingen sammenstiller filer før tallene kan sammenlignes. Personalet ringer en annen butikk for å sjekke om en vare faktisk finnes på lager.

Her ser vi på hvordan du oppdager slike begrensninger. Vil du sammenligne løsninger, finner du mer i guiden vår om kassesystem for butikkjeder.

Gammelt trenger
ikke å være feil.

Et eldre kassesystem kan fortsatt passe virksomheten. Hvis riktig informasjon når butikkene, salget kan følges opp og personalet kan utføre oppgavene sine, er det ingen grunn til å bytte bare på grunn av alderen.

Spørsmålet er hva kjeden trenger å gjøre i dag som systemene ikke støtter på en god måte. Det kan være å bruke kundens avtalte pris, levere ut en eksisterende ordre eller sammenligne salg mellom butikker uten ekstra bearbeiding.

Når vi går gjennom virksomheten din, ser vi derfor på hele sammenhengen mellom kasse, ERP-system og butikkenes rutiner. En feil innstilling eller svakhet i integrasjonen kan noen ganger forklare mer enn selve kassesystemet.

Når hver prisendring
blir et prosjekt.

Se for deg at kjeden endrer prisen på en vare før en kampanje. Informasjonen er oppdatert sentralt, men i én butikk gjelder fortsatt den gamle prisen. Personalet retter kjøpet manuelt og gir beskjed til hovedkontoret.

Dette er et illustrerende eksempel, men en nyttig situasjon å undersøke i din egen kjede. Følg en faktisk prisendring: hvor gjøres den, hvilke butikker skal omfattes og når blir prisen tilgjengelig i kassene deres?

Hvis samme opplysning må registreres flere ganger, blir sentral styring avhengig av at hver butikk rekker å gjøre sin del. I Cash IT tar vi utgangspunkt i ERP-systemet som den sentrale kilden til forretningskritisk informasjon. Hvilke priser og regler kassen bruker, avhenger av integrasjonen.

Koblingen vår til Visma.net bruker for eksempel grunnpriser, kundepriser, mengdepriser og kampanjepriser fra ERP-systemet. Det er slike konkrete arbeidsflyter du bør sammenligne, fremfor bare ordet integrasjon.

Når lagerbeholdningen
må dobbeltsjekkes.

En lageropplysning er ikke tilstrekkelig nyttig hvis personalet alltid må ringe og be noen sjekke hyllen. Samtidig trenger ikke feil lagerbeholdning å skyldes kassen. Varemottak, reservasjoner og returer kan også påvirke resultatet.

Velg en vare med et gjentakende avvik og følg hva som har skjedd. Er den solgt, reservert, flyttet eller returnert? Kontroller hvilket lager som berøres og når hendelsen blir synlig i neste system.

Cash ITs integrasjon med Business NXT gir kassen tilgang til lagerbeholdning og reservert antall fra ERP-systemet for tilknyttede lagre. For kjeden blir spørsmålet om riktige opplysninger er tilgjengelige der personalet trenger dem, og om de tolkes likt i alle butikkene.

Kommunikasjonen til netthandelen går hovedsakelig via ERP-systemet. Derfor må også veien videre til nettbutikken inngå når dere undersøker hvorfor kundens bilde av tilgjengeligheten avviker fra butikkens.

Når lagerbeholdningen må dobbeltsjekkes, er neste steg å følge hva som har skjedd med varen.

Når rapportene
må rettes for hånd.

Rapportering blir vanskeligere å bruke når kjeden først må rette grunnlaget. Én butikk sender tall for kalenderdagen, en annen for dagsoppgjøret. Returer eller betalingsmåter kan dessuten være gruppert på ulike måter.

Før du konkluderer med at rapportfunksjonen ikke er god nok, må du kontrollere om butikkene faktisk sammenligner det samme. Bestem periode, hvilke transaksjoner som inngår og hvor opplysningene skal sammenstilles.

Vi hjelper deg med å se hvordan salget fra kassen går videre til ERP-systemet. Rapporteringen kan deretter skje der, i kassen eller i et annet verktøy. Et tydelig grunnlag gjør det lettere å forstå forskjeller mellom butikkene uten å bygge om sammenstillingen hver gang.

Når rutinene
blir forskjellige.

Lokale forskjeller kan være nødvendige. Én butikk har bedriftskunder, en annen selger hovedsakelig til privatpersoner. Problemene oppstår når personalet må lage egne omveier for samme oppgave fordi informasjonen mangler eller systemene ikke støtter arbeidet.

Be to butikker vise hvordan de håndterer en tilsvarende ordre. Henter de den frem, registrerer de ordrelinjene på nytt eller bruker de et eget dokument? Undersøk også hvordan betalingen kommer videre til økonomiavdelingen.

Med integrasjonene våre til Visma.net og Business NXT kan personalet hente eksisterende ordrer og ta imot betalingen i Cash IT. De kan også opprette ordrer fra kassen. Dermed blir ordrehåndteringen en konkret del av vurderingen, særlig når både butikk og kontor arbeider med samme salg.

Regn på arbeidet
rundt salget.

Lisensprisen forteller ikke hele historien. Gjentatte rettinger og kontroller tar også tid. Begynn med egne observasjoner, ikke med et generelt anslag på hvor mye et systembytte burde spare.

I løpet av en vanlig arbeidsuke kan dere dokumentere:

• Prisavvik: Hvor ofte må personalet kontrollere eller endre prisen?
• Lagerspørsmål: Hvilke opplysninger må dobbeltsjekkes i en annen butikk eller et annet system?
• Avstemminger: Hvilke filer og korrigeringer kreves før økonomiavdelingen kan bruke grunnlaget?
• Ordrer: Når må samme opplysninger registreres på nytt?

Noter tidsbruk, årsak og hvilke butikker som berøres. Skill gjentakende oppgaver fra midlertidige feil. Grunnlaget hjelper oss med å prioritere sammen med deg og gir dere noe konkret å følge opp etter en endring.

Forbedre koblingen
eller bytte kassen?

Hvis kassen støtter kjøpene deres, men informasjon stopper opp mellom systemene, kan en forbedret integrasjon eller endrede innstillinger være riktig vei videre. Hvis personalet derimot mangler støtte for sentrale oppgaver, må dere vurdere selve kasseløsningen.

Be leverandøren vise situasjonene som skaper ekstra arbeid i dag. Følg en prisendring, en ordre og et dagsoppgjør fra begynnelse til slutt. Kontroller hva som skjer automatisk, hva som krever et manuelt steg og hvordan en mislykket overføring oppdages.

En planlagt overføring kan være tilstrekkelig for noen opplysninger. Andre situasjoner krever at kassen har oppdatert informasjon med en gang. Vi vurderer oppdateringshastigheten ut fra den valgte integrasjonen og funksjonen dere bruker, ikke som ett felles løfte for alle systemer.

La behovene styre
neste steg.

For en mindre butikk kan digitaliseringen begynne med ett gjentakende problem. For en kjede må du også se hvordan samme problem påvirker andre butikker og den sentrale administrasjonen.

Velg derfor en forbedring som kan vurderes i praksis. Bestem hvilken oppgave som skal bli enklere og hvordan dere ser at den fungerer. Et kassesystem fra Cash IT bør vurderes sammen med integrasjonene deres og arbeidet personalet faktisk trenger å utføre.

Hvis gjennomgangen viser at et bytte er riktig vei videre, kan du fortsette til guiden vår om å innføre et nytt kassesystem i flere butikker. Da har dere allerede et tydeligere svar på hva endringen skal løse.