Hva koster dobbeltarbeidet mellom butikkens systemer?

En pris oppdateres to steder. En ordre registreres på nytt. Økonomiavdelingen leter etter dokumentasjonen til et salg som allerede er gjennomført. Hver oppgave tar tid fra annet arbeid.

Når du sammenligner kassesystemer, må du ta med denne tiden i regnestykket. Lisenser, maskinvare og installasjon har en tydelig pris. Arbeidet med å overføre informasjon mellom systemene er vanskeligere å se, men er også en del av kostnaden.

Når de ansatte
holder systemene sammen

Dobbeltarbeid blir lett en innarbeidet rutine. Noen eksporterer en fil, en kollega overfører opplysningene, og en tredje kontrollerer at alt stemmer. Arbeidet blir gjort, men krever tid hver gang.

Derfor er det ikke nok å spørre om kassen og forretningssystemet er integrert. Du må også vite hva koblingen gjør i praksis. Hvilke opplysninger overføres? Hva må de ansatte fortsatt registrere, kontrollere eller rette?

Det er i disse arbeidsoppgavene du ser hvor godt systemene hjelper virksomheten.

Informasjonen må være tilgjengelig
der arbeidet skjer

Hos Slottsträdgården Ulriksdal handler kundene på stedet og bestiller via skjemaer, e-post og telefon. I vårt kundecase om Ulriksdal beskriver økonomisjef Marika Granander behovet for automatisert informasjonsflyt for å få inn riktige opplysninger og redusere risikoen for feil i stressende situasjoner.

Kundecaset beskriver også hvordan de ansatte kan se lagerbeholdningen i nærmeste kasse når kassen og forretningssystemet er integrert.

Eksemplet viser hvorfor det er relevant å undersøke både registreringen og tilgangen til informasjon. Må de ansatte bytte system eller spørre en kollega for å kunne hjelpe kunden? Også denne tiden er en del av arbeidsoppgaven.

Marika Granander, økonomisjef i Slottsträdgården Ulriksdal.

Gi kunden beskjed
om varen finnes på lager

En kunde spør etter en vare. Hvis lagerbeholdningen er tilgjengelig i kassen, kan de ansatte sjekke opplysningene der, uten å åpne et annet system eller ringe en kollega. Det gir bedre forutsetninger for å hjelpe kunden med en gang.

Kontroller hvilket lager beholdningen gjelder, hvor ofte den oppdateres, og om reserverte varer er tatt med. Prøv med en vare som nylig er solgt eller reservert. Da ser du om informasjonen er tilstrekkelig til å gi kunden riktig beskjed.

Ta neste ordre
uten å begynne på nytt

En kunde har bestilt på telefon, og ordren finnes allerede i forretningssystemet. Hvis integrasjonen støtter henting av ordre, kan de ansatte hente ordren i kassen og fullføre kjøpet, i stedet for å registrere den samme kunden og varene på nytt.

Be leverandøren vise flyten med en av dine egne ordrer. Kontroller at kunde, varer, antall og priser følger med, og hvordan betaling, levering og ordrestatus overføres tilbake. Da blir det tydelig hvilke oppgaver som kan fjernes, og hvilke kontroller som trengs.

Stem av salget
uten å lete etter kvitteringer

Økonomiavdelingen må kunne følge et kjøp fra kassen til betalingen og bokføringen. Når dokumentasjonen kan kobles sammen med tydelige referanser, for eksempel kvitterings- eller ordrenummer, blir det enklere å finne et avvik uten først å samle inn kvitteringskopier fra butikkene.

Følg et dagsoppgjør gjennom systemene, og velg et vanlig kjøp, en retur og en avbrutt betaling. Kontroller hvilke referanser som følger med, og hvem som håndterer en overføring som ikke har gått gjennom. En integrasjon kan redusere letingen, men erstatter ikke nødvendige avstemminger.

Hvilke oppgaver du kan forenkle, avhenger av integrasjonens omfang, systemene dine og hvordan du arbeider. Ta utgangspunkt i dine egne situasjoner når du vurderer løsningen.

Hva koster tiden?

Anta at dobbeltregistrering og etterarbeid tar til sammen 30 minutter per arbeidsdag. I løpet av 220 arbeidsdager blir det 110 timer. Med en antatt arbeidskostnad på 350 kroner i timen tilsvarer det 38 500 kroner per år.

Dette er et regneeksempel med antatte verdier i kroner, ikke en målt kundebesparelse. Bruk din egen tidsbruk og arbeidskostnad for å regne på virksomheten.

Ikke all tidsbruk kan fjernes. Frigjort tid innebærer heller ikke automatisk lavere lønnskostnader. Verdien kan i stedet være at de ansatte rekker å hjelpe flere kunder eller følge opp oppgaver som ellers må vente.

Begynn med
én arbeidsoppgave

Velg en prisendring, en ordre eller dokumentasjon til økonomiavdelingen. Be den som gjør arbeidet, vise hvordan det foregår, fra begynnelse til slutt.

Se hvor den samme informasjonen registreres på nytt, overføres manuelt eller må rettes. Undersøk deretter hvorfor. Mangler det en kobling? Overføres de riktige opplysningene? Finnes det en gammel rutine som ikke lenger trengs?

Ikke alle kontroller er dobbeltarbeid. Noen trengs for å oppdage feil. Målet er å redusere unødvendig håndtering og beholde kontrollen over informasjonen.

Les mer om hvordan du kan automatisere flyten mellom kasse og forretningssystem.

To personer går gjennom opplysninger ved datamaskinene sine. En felles gjennomgang kan vise hvor den samme informasjonen registreres på nytt.

La hverdagen
avgjøre systemvalget

Be leverandøren vise hvordan dine arbeidsoppgaver fungerer. Følg en prisendring til kassen og et salg videre til økonomiavdelingen. Spør også hva som skjer hvis en overføring mislykkes, og hvem som tar hånd om det.

Sammenlign deretter den mulige tidsgevinsten med kostnaden for innføring, integrasjon og løpende drift.

I Cash IT ser vi arbeidet mellom systemene som en del av systemkostnaden. Når du vet hva de ansatte må gjøre for å holde informasjonen riktig, får du et bedre grunnlag for å velge løsning.

Vil du undersøke hvor dobbeltarbeidet oppstår hos deg? Fortell hvordan du arbeider, så hjelper vi deg med å se hva som kan forenkles mellom kasse og forretningssystem.