Færre rettinger i butikkens betalinger.

Manuelle korrigeringer i butikk kan bli nødvendige når betalingen registreres separat, et betalingssvar er uklart eller salget ikke når økonomiavdelingen som planlagt. Noen ganger sammenlignes bare ulike grunnlag. I Cash IT hjelper vi deg med å følge samme kjøp gjennom kasse, betaling og ERP-system for å finne hvor ekstraarbeidet begynner.

En differanse ved dagsoppgjøret kan virke liten. Hvis personalet må lete etter kvitteringer, kontrollere betalinger og sende forklaringer til økonomiavdelingen hver dag, blir arbeidet snart en del av rutinen.

Målet er å redusere behovet for gjentakende rettinger. Begynn derfor med å skille mellom en feil transaksjon, en opplysning som mangler i neste system og en sammenligning av grunnlag som beskriver ulike ting.

Skill mellom kjøpet
og betalingen.

Salg, betaling og bankutbetaling er ulike hendelser. Kvitteringen fra kassen beskriver kjøpet. Betalingstjenesten viser betalingens status. Innskuddet i banken må deretter kobles til betalleverandørens grunnlag.

Når et beløp ikke stemmer, må du først vite hvilke av disse hendelsene som sammenlignes. Er det salget i kassen mot registrerte betalinger, eller økonomiavdelingens grunnlag mot et innskudd? Samme ord, som salg eller oppgjør, kan også gjelde ulike perioder i ulike rapporter.

Vi går gjennom hvordan kassesystemet deres brukes sammen med betalingsløsningen og ERP-systemet. Det gjør det lettere å avgjøre om neste steg gjelder betalingen, overføringen eller måten dere avstemmer på.

Når beløpet
registreres separat.

Hvis personalet må skrive inn et beløp både i kassen og i en separat terminal, er det to registreringer som må henge sammen. En endret handlekurv eller et feiltrykk kan da gi ulike beløp, selv om begge systemene fungerer hver for seg.

Se hvilke oppgaver som faktisk er manuelle i løsningen deres. Må medarbeideren oppgi beløpet på nytt, velge betalingsmåte separat eller markere kjøpet som betalt uten tilbakemelding fra betalingen?

Cash IT tilbyr integrerte kortterminaler som brukes sammen med kassesystemet. Når vi ser på betalingsflyten, går vi gjennom hvordan koblingen fungerer ved et vanlig kjøp, en endring av kjøpet og en avbrutt betaling. Vurder løsningen ut fra de faktiske stegene, ikke bare terminalmodellen.

Når betalingssvaret
ikke er tydelig.

Et uklart svar skaper usikkerhet for både kunden og personalet. Medarbeideren må vite om betalingen er godkjent, avvist eller fortsatt må kontrolleres. Disse situasjonene skal ha ulike rutiner.

Ved en uklar situasjon er neste steg å kontrollere status i tråd med betalleverandørens og kassens rutine. Å registrere en ny betaling på måfå gjør det vanskeligere å forstå hva som har skjedd. Finn ut hvilket kjøp og hvilket betalingsforsøk som berøres.

Med Vipps integrert i Cash IT får kunden en unik QR-kode og godkjenner kjøpet på mobilen. Vipps gir kassen beskjed i sanntid når kjøpet er godkjent. Personalet får dermed tilbakemelding i kasseflyten, i stedet for bare å måtte tolke kundens telefonskjerm.

Test også hva medarbeideren skal gjøre når den forventede bekreftelsen ikke vises. En tydelig rutine hjelper personalet med å skille et bekreftet kjøp fra en sak som trenger hjelp.

Når returen
havner utenfor flyten.

En retur består av flere deler. Varen håndteres, et returgrunnlag opprettes og penger må kanskje tilbakebetales. Hvis ett steg gjøres utenfor den vanlige arbeidsflyten, kan butikk og økonomiavdeling få ulike bilder av samme sak.

Følg en konkret retur og kontroller hva som er registrert i hver del. Finnes det et returgrunnlag i kassen? Kan tilbakebetalingen følges hos betalleverandøren? Har opplysningene som integrasjonen skal overføre, nådd ERP-systemet?

Vi hjelper deg med å se hvordan Cash ITs kasseflyt skal fungere med den aktuelle betalingen og integrasjonen. Ta utgangspunkt i funksjonene til den valgte løsningen og rutinen dere bruker. En retur på et eldre kjøp eller i en annen butikk kan trenge en egen gjennomgang.

Kontroller også tidspunktene. En registrert retur og en gjennomført tilbakebetaling må kunne kobles sammen selv om de vises i ulike rapporter.

Når økonomiavdelingen
mangler riktig grunnlag.

Betalingen kan være riktig i butikken samtidig som grunnlaget til økonomiavdelingen er ufullstendig. Det kan for eksempel skyldes at overføringen ikke er ferdig, at en betalingsmåte håndteres feil i koblingen eller at samme opplysning er registrert manuelt og deretter overført igjen.

Kontroller hva integrasjonen skal opprette, når det skal skje og hvilke opplysninger som hører sammen. Begynn med en kvittering eller faktura som kan identifiseres, ikke bare dagens totalsum.

Med Cash IT og Unimicro overføres salgsdata, betalinger og dagsoppgjør fra kassen til videre behandling i ERP-systemet. Det gir et grunnlag for å knytte butikkens salg og betalinger til økonomiflyten. Hvordan den videre behandlingen fungerer, må avklares for oppsettet dere bruker.

Andre integrasjoner kan ha en annen arbeidsflyt. Beskriv derfor ikke all bokføring som automatisk ferdig bare fordi salgsdata overføres. Vi tar utgangspunkt i de bekreftede funksjonene til ERP-systemet og integrasjonen dere bruker.

Følg samme hendelse gjennom grunnlagene for å se hvor opplysningene først avviker.

Bankbeløpet er
et eget grunnlag.

Et bankinnskudd trenger ikke tilsvare dagens kortsalg. Utbetalingen kan omfatte betalinger fra en annen periode, tilbakebetalinger og gebyrer. Kontroller betalleverandørens grunnlag før forskjellen behandles som feil i salget.

Se Stripes eksempel på avstemming av utbetalinger. Bruk tilsvarende rapport fra betalleverandøren din.

La økonomiavdelingen vurdere forskjellen mellom salg og utbetaling før dere velger en korrigering. Det hjelper dere med å rette tiltaket mot riktig del av flyten.

Følg avviket
gjennom systemene.

Velg et gjentakende avvik og samle opplysninger som gjør samme hendelse mulig å finne. Dere trenger ikke begynne med alle betalingene i kjeden. Et godt dokumentert tilfelle er ofte et bedre utgangspunkt enn flere totalsummer uten sammenheng.

Gå gjennom:

• I kassen: Kvitterings- eller ordrereferanse, butikk, kasse, tidspunkt, beløp og valgt betalingsmåte.
• I betalingsløsningen: Transaksjonsreferanse, status og hvilket beløp som faktisk er registrert.
• I ERP-systemet: Hvilket salgs- og betalingsgrunnlag som er opprettet, og hva som mangler.
• Ved utbetalingen: Hvilke transaksjoner rapporten omfatter og hvordan innskuddet forklares.

Marker hvor opplysningene først avviker. Ta med hvilket manuelt tiltak som er gjort og om samme situasjon oppstår ved flere kasser. Da får vi et tydeligere grunnlag for å undersøke sammenhengen mellom system og rutine.

Gjør rutinen enkel
i hver butikk.

Felles rutiner hjelper kjeden med å håndtere samme situasjon på samme måte. Personalet skal vite hvor betalingens status kontrolleres, når en sak må tas videre og hvilke opplysninger som skal følge med.

Skill mellom vanlige oppgaver og avvik. Det skal være enkelt å gjennomføre et kjøp. En uklar betaling eller mislykket overføring trenger derimot en tydelig vei til hjelp. Unngå egne omveier som gjør det vanskeligere å følge den opprinnelige hendelsen.

Vil du også undersøke hvordan ekstra steg påvirker kundens ventetid, finner du mer i guiden vår om å redusere køen i butikkens kasse. Her er fokuset at samme betaling skal kunne forstås og følges også etter kjøpet.

Følg opp det
som må rettes.

Samle avvik etter årsak: separat registrering, uklart betalingssvar, retur, overføring eller sammenligning av rapporter. Følg både antall saker og tiden de tar, gjerne i forhold til hvor mange kjøp butikken gjennomfører.

Etter en endring kan du se om samme problem kommer tilbake. Færre manuelle rettinger er et tydeligere mål enn flere automatiske funksjoner i seg selv. Sammen med Cash IT kan du bruke resultatet til å prioritere neste forbedring i betalingsflyten.