Vad kostar dubbelarbetet mellan butikens system?

Ett pris uppdateras på två ställen. En order skrivs in igen. Ekonomin letar efter underlaget till en försäljning som redan är gjord. Varje moment tar tid från annat arbete.

När du jämför kassasystem behöver den tiden finnas med i kalkylen. Licenser, hårdvara och installation har ett tydligt pris. Arbetet med att föra information mellan systemen är svårare att se, men är också en del av kostnaden.

När personalen
håller ihop systemen

Dubbelarbete blir lätt en invand rutin. Någon exporterar en fil, en kollega för över uppgifterna och en tredje kontrollerar att allt stämmer. Arbetet blir gjort, men kräver tid varje gång.

Därför räcker det inte att fråga om kassan och affärssystemet är integrerade. Du behöver också veta vad kopplingen gör i praktiken. Vilka uppgifter förs över? Vad behöver personalen fortfarande registrera, kontrollera eller rätta?

Det är i de arbetsmomenten du ser hur väl systemen hjälper verksamheten.

Informationen behöver finnas
där arbetet sker

På Slottsträdgården Ulriksdal handlar kunder på plats och beställer via formulär, mejl och telefon. I vårt kundcase om Ulriksdal beskriver ekonomichefen Marika Granander behovet av automatiserade flöden för att få in korrekta uppgifter och minska risken för fel i stressade situationer.

Kundcaset beskriver också hur personalen kan se lagersaldot i närmaste kassa när kassan och affärssystemet är integrerade.

Exemplet visar varför det är relevant att undersöka både registreringen och tillgången till information. Behöver personalen byta system eller fråga en kollega för att kunna hjälpa kunden? Även den tiden hör till arbetsmomentet.

Marika Granander, ekonomichef på Slottsträdgården Ulriksdal.

Ge kunden besked
om varan finns

En kund frågar efter en vara. Om lagersaldot finns tillgängligt i kassan kan personalen kontrollera uppgiften där, utan att öppna ett annat system eller ringa en kollega. Det ger bättre förutsättningar att hjälpa kunden direkt.

Kontrollera vilket lager saldot gäller, hur ofta det uppdateras och om reserverade varor räknas med. Prova med en vara som nyligen har sålts eller reserverats. Då ser du om informationen räcker för att ge kunden rätt besked.

Ta nästa order
utan att börja om

En kund har beställt via telefon och ordern finns redan i affärssystemet. Om integrationen stöder orderhämtning kan personalen hämta ordern i kassan och slutföra köpet, i stället för att skriva in samma kund och varor igen.

Be leverantören visa flödet med en av dina egna order. Kontrollera att kund, artiklar, antal och priser följer med, och hur betalning, leverans och orderstatus förs tillbaka. Då blir det tydligt vilka moment som kan försvinna och vilka kontroller som behövs.

Stäm av försäljningen
utan att leta kvitton

Ekonomin behöver kunna följa ett köp från kassan till betalningen och bokföringen. När underlagen går att koppla ihop med tydliga referenser, till exempel kvitto- eller ordernummer, blir det lättare att hitta en avvikelse utan att först samla in kvittokopior från butikerna.

Följ ett dagsavslut genom systemen och välj ett vanligt köp, en retur och en avbruten betalning. Kontrollera vilka referenser som följer med och vem som hanterar en överföring som inte gått igenom. En integration kan minska letandet, men ersätter inte nödvändiga avstämningar.

Vilka moment du kan förenkla beror på integrationens omfattning, dina system och hur du arbetar. Utgå från dina egna situationer när du bedömer lösningen.

Vad kostar tiden?

Anta att dubbelregistrering och efterarbete tar sammanlagt 30 minuter per arbetsdag. Under 220 arbetsdagar blir det 110 timmar. Med en antagen arbetskostnad på 350 kronor i timmen motsvarar det 38 500 kronor per år.

Detta är ett räkneexempel med antagna värden, inte en uppmätt kundbesparing. Använd din egen tidsåtgång och arbetskostnad för att räkna på verksamheten.

All tid går inte att ta bort. Frigjord tid innebär heller inte automatiskt en lägre lönekostnad. Värdet kan i stället vara att personalen hinner hjälpa fler kunder eller följa upp sådant som annars får vänta.

Börja med
ett arbetsmoment

Välj en prisändring, en order eller ett underlag till ekonomin. Be den som gör arbetet visa hur det går till, från början till slut.

Se var samma information skrivs in igen, förs över manuellt eller behöver rättas. Undersök sedan varför. Saknas en koppling? Förs rätt uppgifter över? Finns en gammal rutin kvar som inte längre behövs?

Alla kontroller är inte dubbelarbete. Vissa behövs för att upptäcka fel. Målet är att minska onödig hantering och behålla kontrollen över informationen.

Läs mer om hur du kan automatisera flöden mellan kassa och affärssystem.

Två personer går igenom uppgifter vid sina datorer. En gemensam genomgång kan visa var samma information registreras igen.

Låt vardagen
avgöra systemvalet

Be leverantören visa hur dina arbetsmoment fungerar. Följ en prisändring till kassan och en försäljning vidare till ekonomin. Fråga också vad som händer om en överföring misslyckas och vem som tar hand om det.

Jämför sedan den möjliga tidsvinsten med kostnaden för införande, integration och löpande drift.

På Cash IT ser vi arbetet mellan systemen som en del av systemkostnaden. När du vet vad personalen behöver göra för att hålla informationen rätt får du ett bättre underlag för att välja lösning.

Vill du undersöka var dubbelarbetet uppstår hos dig? Berätta hur du arbetar, så hjälper vi dig att se vad som kan förenklas mellan kassa och affärssystem.