Kassaregister 2027: vad behöver handeln veta?

Från och med den 1 januari 2027 ska kassaregister uppfylla Skatteverkets föreskrift om krav på kassaregister, SKVFS 2021:17. Om kassaregistret har journalminne ska det också kunna ta fram registreringar i XML-format. Skatteverket rekommenderar företagare att kontakta sin kassaregisterleverantör vid frågor om det egna kassaregistret.

För dig som driver butik betyder det att kassasystemet inte bara behöver fungera i vardagen. Det behöver också vara förberett för de krav som gäller framåt.

Här går vi igenom vad kraven innebär, vilka frågor du bör ställa och hur du kan undvika att stå med fel kassalösning när 2027 närmar sig.

Vad händer med
kassaregister 2027?

Den viktigaste förändringen är att kassaregister som används efter den 1 januari 2027 ska uppfylla Skatteverkets krav enligt SKVFS 2021:17. För kassaregister med journalminne innebär det bland annat att registreringar ska kunna tas fram i XML-format.

Det är särskilt viktigt att kontrollera om du använder ett äldre kassasystem, planerar att byta kassalösning eller har flera kassor i drift.

Ett kassaregister är ofta en central del av butikens vardag. Det påverkar försäljning, betalningar, kvitton, returer, rapportering och bokföring. Därför är det klokt att ta frågan i god tid, så att eventuella uppdateringar eller systembyten kan planeras utan stress.

Vad betyder XML-format
för journalminne?

XML är ett strukturerat filformat som gör det möjligt att ta fram och läsa registreringar från kassaregistret på ett standardiserat sätt.

För kassaregister med journalminne innebär kraven att registreringarna ska kunna exporteras till en fil i XML-format. Skatteverkets föreskrift om standardexport anger också att filen ska använda UTF-8 som teckenkodning och vara giltig mot Skatteverkets XML-schema.

För dig som handlare betyder det i praktiken att kassaregistret behöver kunna lämna ut rätt data i rätt format om det behövs vid kontroll eller uppföljning.

Gäller kraven
alla kassasystem?

Kraven är relevanta för kassaregister som omfattas av Skatteverkets regler. Skatteverket skriver att företag som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning eller betalning med kontokort normalt ska använda kassaregister. Skatteverket räknar även betalning med konto- eller kreditkort och andra elektroniska betalningstjänster, till exempel Swish, som betalning med kontokort i det här sammanhanget.

Många butiker, kedjor och handelsföretag berörs därför av reglerna. Samtidigt finns det undantag och särskilda situationer beroende på verksamhet. Är du osäker bör du kontrollera vad som gäller för just din verksamhet hos Skatteverket eller din kassaregisterleverantör.

Varför är kraven
viktiga för handeln?

För en butik är kassasystemet sällan en isolerad lösning. Det hänger ofta ihop med betalterminaler, kvittoskrivare, affärssystem, lager, e-handel, rapportering och bokföring.

Om kassaregistret inte uppfyller kraven inför 2027 kan det skapa onödiga problem nära inpå deadline. Det kan innebära att systemet behöver uppdateras, att hårdvara behöver bytas ut eller att hela kassalösningen behöver ses över.

Därför är det här inte bara en fråga om regelefterlevnad. Det är också ett bra tillfälle att se över om kassasystemet fortfarande passar verksamheten.

Läs gärna också vår guide om hur du kan välja kassasystem för detaljhandel⁠.

Vad bör du fråga
din kassaleverantör?

Det viktigaste är att inte vänta till sista stund. Be din leverantör förklara hur ditt nuvarande kassaregister påverkas av kraven 2027.

Frågor att ställa:

1. Uppfyller vårt kassaregister SKVFS 2021:17?
2. Har vårt kassaregister journalminne?
3. Kan registreringar exporteras i XML-format?
4. Behöver vi uppdatera mjukvara, hårdvara eller kontrollenhet?
5. Finns det en tidsplan för anpassning inför 2027?
6. Kan leverantören dokumentera att lösningen uppfyller kraven?
7. Påverkas våra integrationer mot affärssystem, betalningar eller e-handel?
8. Behöver personalen utbildas i något nytt?
9. Vad gäller om vi har flera butiker eller flera kassor?
10. Vem ansvarar för installation, uppdatering och support?

Be gärna om ett tydligt besked skriftligt. Det är särskilt viktigt om ni har flera kassor, flera butiker eller en kassalösning som är integrerad med andra delar av verksamheten.

Äldre kassasystem
kan behöva ses över

Om du använder ett äldre kassasystem är det extra viktigt att kontrollera status i god tid. Det är inte säkert att äldre hårdvara eller äldre programversioner kan uppfylla de nya kraven utan uppdatering.

Det behöver inte alltid betyda att hela systemet måste bytas. I vissa fall kan en uppdatering räcka. I andra fall kan det vara mer effektivt att planera för ett nytt kassasystem som samtidigt löser andra behov, till exempel bättre integrationer, tydligare rapportering, smidigare betalningar eller stöd för e-handel.

Ett bra första steg är att ta reda på exakt vilket kassasystem, vilken version och vilken hårdvara ni använder idag.

Tänk på
hela systemmiljön

Kassaregistret är ofta kopplat till fler system än själva kassan. Det kan handla om betalterminaler, kvittoskrivare, affärssystem, e-handel, lager, rapportering och bokföring.

Därför bör du inte bara fråga om kassaregistret uppfyller kraven. Du bör också kontrollera hur en eventuell uppdatering påverkar övriga flöden.

Det är särskilt viktigt för butiker och kedjor där affärssystemet är master för artiklar, priser eller lager. Då behöver kassasystemet fortsätta fungera stabilt tillsammans med övriga system även efter uppdateringen.

Se hur Cash IT arbetar med integrationer⁠ mellan kassa, affärssystem och andra lösningar.

Checklista: så förbereder
du dig inför 2027

Använd checklistan som stöd när du går igenom ditt kassaregister.

1. Kontrollera vilket kassasystem och vilken version du använder.
2. Ta reda på om kassaregistret har journalminne.
3. Fråga leverantören om systemet uppfyller SKVFS 2021:17.
4. Kontrollera om XML-export stöds.
5. Se över kassahårdvara, kontrollenhet och kringutrustning.
6. Kontrollera hur eventuella uppdateringar påverkar integrationer.
7. Planera åtgärder i god tid före 1 januari 2027.
8. Dokumentera leverantörens besked.
9. Informera berörda personer internt.
10. Passa på att se över om kassasystemet möter era framtida behov.

Checklistan handlar inte bara om att följa regler. Den hjälper dig också att se om kassasystemet fortfarande passar verksamheten, eller om det är dags att modernisera hela kassaflödet.

När passar Cash IT?

Cash IT passar särskilt bra för detaljhandelsföretag som vill ha ett kassasystem som fungerar tillsammans med butik, affärssystem, e-handel, betalningar och lager.

För handlare som redan behöver se över sitt kassaregister inför 2027 kan det vara ett bra tillfälle att också se över helheten. Fungerar integrationerna? Är lager och försäljning rätt kopplade? Är rapporteringen tillräckligt tydlig? Finns stöd för hur verksamheten ska utvecklas framåt?

Cash IT hjälper butiker och kedjor att skapa en mer sammanhängande handel, där kassasystemet blir en naturlig del av hela affärsflödet.

Läs mer om Cash IT:s kassasystem⁠ eller kontakta oss⁠ så hjälper vi dig se vad som gäller för din verksamhet.

Sammanfattning

Från den 1 januari 2027 ska kassaregister uppfylla Skatteverkets krav enligt SKVFS 2021:17. Om kassaregistret har journalminne ska det kunna ta fram registreringar i XML-format.

För dig som driver handel är det viktigaste att kontrollera ditt nuvarande kassasystem i god tid. Fråga leverantören om systemet uppfyller kraven, om det behöver uppdateras och hur eventuella förändringar påverkar övriga system.

Ett kassaregister ska inte bara klara kraven. Det ska också fungera i butikens vardag. När kassa, betalningar, lager, affärssystem och rapportering hänger ihop blir handeln enklare att driva, både idag och framåt.