Slik innfører du et nytt kassesystem i flere butikker.

For å innføre et nytt kassesystem i flere butikker trenger du en felles plan, kontrollert grunndata og tester av hele prosessen fra kjøp til regnskapsgrunnlag. Start i en pilotbutikk, bestem hva som må fungere før dere går videre, og bruk erfaringene ved neste installasjon. Hos Cash IT hjelper vi deg fra kartlegging til migrering og igangsetting, med kassesystemet og integrasjonene som deler av samme innføring.

Et bytte berører butikkansatte, IT, økonomi og ofte også netthandelen. Her går vi gjennom hvordan dere kan forberede arbeidet, teste løsningen og gjennomføre utrullingen trinnvis. Rådene er et utgangspunkt for en felles prosjektplan som må tilpasses butikkene og systemene deres.

Er dere fortsatt i valgfasen, kan dere starte med guiden vår om hva butikkjeder bør sammenligne når de velger kassesystem.

Start med hverdagen
i butikkene deres

Samle representanter fra butikk, økonomi og IT før dere planlegger installasjonene. Be dem beskrive en vanlig arbeidsdag og hvilke situasjoner som krever ekstra arbeid. Ta utgangspunkt i faktiske kjøp, returer og avstemminger.

Én butikk selger kanskje hovedsakelig til privatpersoner, mens en annen også håndterer bedriftskunder og fakturakjøp. En tredje utleverer nettordrer. Disse forskjellene må være synlige i planen, slik at pilotbutikken ikke blir det eneste virksomhetstilfellet dere tester.

Når vi går gjennom en innføring med deg, trenger vi å forstå hvilke prosesser kassesystemet skal støtte, og hvordan de henger sammen med øvrige systemer. Beskriv gjerne noen konkrete situasjoner:

• Et vanlig kjøp med betalingsmåtene butikken bruker.
• En retur, inkludert tilbakebetaling og påvirkning på lageret.
• Et ordre- eller fakturakjøp, hvis det inngår i virksomheten.
• Et dagsoppgjør og økonomiavdelingens påfølgende avstemming.
• En nettordre eller annen kundereise som berører flere systemer.

Avklar ansvar og
rammer for prosjektet

Bestem hvilke butikker, funksjoner og integrasjoner som inngår i første etappe. Hvis dere samtidig bytter kassesystem, ERP-system og netthandelsplattform, må avhengighetene være tydelige. Ellers blir det vanskelig å vite hvilken endring som har forårsaket et avvik.

Utpek en ansvarlig hos dere, og dokumenter hvem som håndterer kasseinnstillinger, ERP-system, betalinger, maskinvare og opplæring. Når flere partnere deltar, trenger dere også en tydelig kontaktvei for spørsmål om overføringen mellom systemene.

Vi hjelper deg med å gå gjennom koblingen mellom Cash IT og ERP-systemet deres. Før prosjektstart bør dere sammen med de berørte leverandørene avklare ansvar, fremdriftsplan og hvilke oppgaver hver part skal levere. Bestem også hvem som godkjenner pilotresultatet og beslutter når neste butikk kan gå videre.

Forbered data
før overføringen

Avklar hvilken informasjon som skal flyttes, og hvilken som skal hentes fra ERP-systemet. Vi tar utgangspunkt i ERP-systemet som den sentrale kilden til forretningskritisk informasjon, med kommunikasjonen til netthandelen hovedsakelig via ERP-systemet.

Kontroller artikkelnumre, strekkoder, priser og koblinger til riktig butikk og lager. For kundeopplysninger må dere bestemme hvilke registre som skal brukes videre, og hvordan eventuelle duplikater skal håndteres. Gå også gjennom åpne ordrer og andre pågående saker som påvirkes av byttet.

Bestem et tidspunkt for den siste overføringen og hvordan endringer etter dette skal håndteres. Hvis en butikk selger varer mellom en prøveoverføring og igangsettingen, må lager- og salgsopplysninger håndteres etter en avtalt rutine.

I guiden vår om kassesystem med Unimicro eller Visma beskriver vi hva du bør kontrollere ved valg av integrasjon. Under innføringen må disse forutsetningene omsettes til konkrete innstillinger og tester.

Forberedelser og felles instrukser hjelper de ansatte før byttet av kassesystem.

Velg en pilot
som tester helheten

Velg en pilotbutikk som gjenspeiler viktige deler av kjedens hverdag. En butikk med engasjerte ansatte og mulighet til å følge opp arbeidet er et godt utgangspunkt. Suppler med tester av prosesser som bare forekommer i andre butikker.

Gi piloten en tydelig avgrensning, og dokumenter hva dere skal lære. Det kan være hvordan de ansatte arbeider i den nye kassen, hvordan data overføres, og om økonomiavdelingen får riktig grunnlag. Sett av tid til å rette avvik før neste installasjon.

For norske butikker bør piloten omfatte de lokale betalingsmåtene dere skal bruke, for eksempel Vipps i kassen. Har dere butikker i flere land, må lokale betalingsavtaler og øvrige forutsetninger testes for hvert marked. Et godkjent betalingsløp i ett land dekker ikke automatisk løsningene i et annet.

Test hele veien
til regnskapet

Et kjøp som ser riktig ut i kassen, er bare starten på testen. Følg samme hendelse videre til ERP-systemet, og kontroller opplysningene integrasjonen skal overføre. Hvis netthandelen berøres, må også oppdateringen der følges opp.

Hos Cash IT tar vi utgangspunkt i funksjonene til den aktuelle integrasjonen. Koblinger til blant annet Visma.net og Business NXT støtter synkronisering av salg, ordrer og lager. Hvilke opplysninger testen skal omfatte, må avklares ut fra den valgte løsningen.

Dokumenter hva dere gjør i hver test, hvilket resultat dere forventer, og hva som faktisk skjer. Kontroller for eksempel:

• Kjøp: Riktig artikkel, pris og betalingsmåte registreres og kommer med i riktig grunnlag.
• Retur: Tilbakebetaling og lagerpåvirkning følger den avtalte rutinen.
• Prisendring: En oppdatering fra det ansvarlige systemet når de aktuelle kassene.
• Dagsoppgjør: Butikk og økonomi kan avstemme det samme salget.
• Avvik: En avbrutt betaling eller mislykket overføring kan oppdages og håndteres.

Test også avtalte scenarioer for nettverksproblemer. Kontroller hva som fungerer under avbruddet, og hvordan opplysningene håndteres etterpå. Ikke ta for gitt at alle funksjoner eller betalingsmåter har de samme forutsetningene.

Forbered de ansatte
på første dag

La de ansatte øve på arbeidsoppgavene som faktisk forekommer i butikken. Salg, returer og dagsoppgjør må være forståelige for dem som skal utføre dem. Butikkansvarlige må i tillegg kjenne tilgangsnivåene og vite hvor de får hjelp.

Lag korte instrukser for vanlige oppgaver og situasjoner som krever særskilt håndtering. Bestem hvem de ansatte kontakter de første dagene, og hvordan spørsmål samles inn. Bruk erfaringene fra piloten til å forbedre instruksene før neste butikk.

Gå gjennom opplæring og støtte med oss i innføringsplanen. Når arbeidsrutiner og systeminnstillinger samsvarer, blir det enklere for de ansatte å føle seg trygge på den nye løsningen.

Bestem når neste
butikk kan gå videre

Sett tydelige kriterier for å godkjenne piloten. Kritiske kjøpsprosesser skal fungere, grunnlaget skal kunne avstemmes, og de ansatte skal kunne utføre sine vanlige oppgaver. Dokumenter gjenstående avvik, konsekvensene og hvem som er ansvarlig for tiltakene.

Forbered også en reserveplan for igangsettingen. Bestem sammen med leverandørene hva dere gjør hvis en kritisk test mislykkes, og hvilke forutsetninger som må være oppfylt for å utsette eller avbryte byttet. Planen må ta hensyn til transaksjoner som allerede er gjennomført.

Før hver nye butikk kontrollerer dere lokale innstillinger, utstyr, betalinger og lagerkoblinger. Gjenbruk det som er godkjent i piloten, og dokumenter hvert nødvendig avvik. Sett av tid mellom etappene til oppfølging og justeringer.

Følg opp etter
hver igangsetting

Kontroller de første dagsoppgjørene og at overføringene fungerer som planlagt. Samle spørsmål fra de ansatte, og se om de samme problemene oppstår i flere butikker. Det hjelper dere med å skille mellom behov for opplæring, feil innstillinger og avvik i integrasjonen.

Følg gjerne tiden brukt på avstemming og antallet manuelle korrigeringer før og etter byttet. Bruk egne opplysninger til å vurdere resultatet. En innføring er ferdig når de avtalte prosessene fungerer og ansvaret for den løpende driften er tydelig.