Kassesystem for B2B – kundepriser, ordre og fakturakjøp.

Et kassesystem for B2B må støtte bedriftskundens kjøp i fysisk butikk og over disk. Kunden kan ha en avtalt pris, hente varer fra en eksisterende ordre eller ønske å kjøpe på faktura. Her går vi gjennom hva du bør kontrollere når kassen i butikken skal fungere sammen med ERP-systemet.

Start med
bedriftskundens kjøp

I en virksomhet med både privatkunder og bedriftskunder kan et vanlig kassekjøp være én av flere salgsmåter. En bedriftskunde kan ha en avtalt pris, hente varer fra en eksisterende ordre eller ønske å kjøpe på faktura.

Velg noen situasjoner som går igjen hos du. Beskriv hva de ansatte trenger å se, hva kunden skal få med seg, og hvilket grunnlag økonomiavdelingen trenger etterpå. Da blir det enklere å sammenligne kassesystemer ut fra hele handelen.

Hold kundeopplysninger
og kundepriser samlet

Bestem hvor kunderegisteret og prisvilkårene skal håndteres. Hvis ERP er hovedkilde, må riktige opplysninger være tilgjengelige i kassen når kunden identifiseres. Hvilke kundepriser, rabatter og mengdevilkår som kan brukes, avhenger av ERP-systemet og den aktuelle integrasjonen.

Be om en demonstrasjon med egne eksempler: en kunde med avtalt pris, en vare med mengdevilkår og et kjøp der prisen må kontrolleres. Se også hva som skjer når opplysninger endres i ERP. Ikke vurder funksjonen bare ut fra ordet «prisliste».

Skill mellom ordre,
utlevering og betaling

En ordre betyr ikke alltid at varene er levert eller betalt. Bestem hvordan de ansatte skal finne riktig ordre, se hva som gjenstår og registrere det som faktisk skjer i butikken.

• Hvor opprettes ordren, og hvilket system har ansvaret for den?
• Kan en eksisterende ordre håndteres i kassen med den valgte koblingen?
• Hvordan håndteres delutlevering eller endret antall hvis virksomheten trenger det?
• Hvilket grunnlag opprettes når kunden betaler?
• Hvordan vises endringen i ERP?

Kontroller hvert steg for løsningen du velger. Støtte for ordre betyr ikke automatisk støtte for alle varianter av delbetaling, levering og endring.

Fakturakjøpet må
følges hele veien

Ved et fakturakjøp må det være tydelig hvilket system som oppretter fakturaen, hvilket kundenummer som brukes og hvordan kjøpet kan følges opp. Kontroller hvordan fakturagrunnlag, betalingsvilkår og eventuelle referanser håndteres i oppsettet ditt.

Skill også mellom å opprette et nytt fakturakjøp og å betale en allerede eksisterende faktura i butikken. Dette er forskjellige oppgaver som trenger støtte i den aktuelle ERP-integrasjonen.

Følg lageret
gjennom handelen

Tilgjengelig lager, reservert antall og levert antall kan beskrive forskjellige situasjoner. De ansatte må vite hva opplysningene betyr før de lover kunden en vare.

Bestem hvilket system som har ansvar for lagerinformasjonen, og kontroller når en reservasjon, utlevering eller retur påvirker lagerbeholdningen. Opplysninger kan hentes ved oppslag eller oppdateres på andre måter avhengig av integrasjonen. Vurder hver funksjon i stedet for et generelt løfte om sanntid.

Småvarer plukkes fra en vareskuff i jernvarebutikken. Ved ordreutlevering må de ansatte kunne skille mellom reservert, utlevert og tilgjengelig antall.

Prøv også
returer og avvik

Test hvordan en retur skal håndteres når det opprinnelige kjøpet ble gjort på faktura eller tilhører en ordre. Kontroller hvilket grunnlag som går til økonomiavdelingen, og hvordan samme kjøp kan følges i de berørte systemene.

Avklar hvem som har ansvar hvis en overføring mislykkes. Kasseleverandøren, ERP-partneren og kunden trenger en tydelig kontaktvei og må vite hvilket grunnlag som kreves ved feilsøking.

Slik vurderer du
kassesystem for B2B

1. Kartlegg de vanligste bedriftskjøpene dine.
2. Bestem hvilket system som har ansvar for kunder, priser, ordre og lager.
3. Kontroller funksjonene i den konkrete ERP-integrasjonen du vurderer.
4. Test et kjøp, en ordre, et fakturakjøp og en retur med egne eksempler.
5. Sammenlign innføring, support og totalkostnad sammen med funksjonene.

Når passer
Cash IT?

Cash IT tilbyr kassesystemer for retail, faghandel, butikkjeder og B2B med integrasjoner mot ERP. Vi tar utgangspunkt i virksomhetens systemkart og går gjennom hvilke funksjoner og informasjonsflyter den aktuelle koblingen omfatter. Netthandel kan inngå gjennom sin kobling til ERP.

Se våre kassesystemer og ERP-integrasjoner. For mer bakgrunn finnes guiden om Unimicro og Visma. Bestill en gjennomgang, så vurderer vi behovene dine. Pris gis etter gjennomgang og demo.