Kassasystem för B2B – kundpriser, order och fakturaköp.

Ett kassasystem för B2B behöver stödja företagskundens köp i fysisk butik och över disk. Kunden kan ha ett avtalat pris, hämta varor från en befintlig order eller vilja köpa på faktura. Här går vi igenom vad du bör kontrollera när butikskassan ska fungera tillsammans med affärssystemet.

Börja med
företagskundens köp

I en verksamhet med både privatkunder och företagskunder kan ett vanligt kassaköp vara ett av flera försäljningssätt. En företagskund kan ha ett avtalat pris, hämta varor från en befintlig order eller vilja få köpet på faktura.

Välj några situationer som återkommer hos dig. Beskriv vad personalen behöver se, vad kunden ska få med sig och vilket underlag ekonomin behöver efteråt. Då blir det lättare att jämföra kassasystem utifrån hela affären.

Håll kunduppgifter
och kundpriser samman

Bestäm var kundregistret och prisvillkoren ska hanteras. Om affärssystemet är huvudkälla behöver rätt uppgifter vara tillgängliga i kassan när kunden identifieras. Vilka kundpriser, rabatter och mängdvillkor som kan användas beror på affärssystemet och den aktuella integrationen.

Be om en demonstration med dina egna exempel: en kund med avtalat pris, en vara med mängdvillkor och ett köp där ett pris behöver kontrolleras. Se också vad som händer när uppgifter ändras i affärssystemet. Undvik att bedöma funktionen enbart utifrån ordet ”prislista”.

Skilj på order,
utlämning och betalning

En order betyder inte alltid att varorna är levererade eller betalda. Bestäm hur personalen ska hitta rätt order, se vad som återstår och registrera det som faktiskt sker i butiken.

• Var skapas ordern och vilket system ansvarar för den?
• Kan en befintlig order hanteras i kassan med den valda kopplingen?
• Hur hanteras delutlämning eller ändrade antal om verksamheten behöver det?
• Vilket underlag skapas när kunden betalar?
• Hur syns ändringen i affärssystemet?

Kontrollera varje steg för den lösning du väljer. Stöd för order innebär inte automatiskt stöd för alla varianter av delbetalning, leverans och ändring.

Fakturaköpet behöver
nå hela vägen

Vid ett fakturaköp behöver det vara tydligt vilket system som skapar fakturan, vilket kundnummer som används och hur köpet kan följas upp. Kontrollera hur fakturaunderlag, betalningsvillkor och eventuella referenser hanteras i ditt upplägg.

Skilj också på att skapa ett nytt fakturaköp och att betala en redan befintlig faktura i butiken. Det är olika arbetsmoment som behöver stöd i den aktuella affärssystemsintegrationen.

Följ lagret
genom affären

Tillgängligt lagersaldo, reserverat antal och levererat antal kan beskriva olika lägen. Butikspersonalen behöver veta vad uppgifterna betyder innan de lovar kunden en vara.

Bestäm vilket system som ansvarar för lagerinformationen och kontrollera när en reservation, utlämning eller retur påverkar saldot. Uppgifterna kan hämtas vid ett uppslag eller uppdateras på andra sätt beroende på integrationen. Utgå från varje funktion i stället för ett generellt löfte om realtid.

Småartiklar plockas ur en varulåda i järnhandeln. Vid orderutlämning behöver personalen kunna skilja på reserverat, utlämnat och tillgängligt antal.

Pröva även
returer och avvikelser

Testa hur en retur ska hanteras när ursprungsköpet gjordes på faktura eller hör till en order. Kontrollera vilket underlag som går till ekonomin och hur samma affär kan följas i de berörda systemen.

Bestäm vem som ansvarar om en överföring misslyckas. Kassaleverantören, affärssystemspartnern och kunden behöver ha en tydlig kontaktväg och veta vilket underlag som behövs vid felsökning.

Så bedömer du
kassasystem för B2B

1. Kartlägg dina vanligaste företagsköp.
2. Bestäm vilket system som ansvarar för kunder, priser, order och lager.
3. Kontrollera funktionerna i just den affärssystemsintegration du överväger.
4. Testa ett köp, en order, ett fakturaköp och en retur med egna exempel.
5. Jämför införande, support och total kostnad tillsammans med funktionerna.

När passar
Cash IT?

Cash IT erbjuder kassasystem för retail, fackhandel, butikskedjor och B2B med integrationer mot affärssystem. Vi utgår från verksamhetens systemkarta och går igenom vilka funktioner och informationsflöden den aktuella kopplingen omfattar. E-handel kan ingå genom sin koppling till affärssystemet.

Se våra kassasystem och affärssystemsintegrationer. För mer bakgrund finns guiden om Fortnox och Visma. Boka en genomgång så bedömer vi dina behov. Pris lämnas efter genomgång och demo.