Kassasystem för butikskedjor.

När en butik blir flera förändras kraven på kassasystemet. Det räcker inte längre att varje kassa fungerar bra var för sig. Artiklar, priser, lager, betalningar, order, returer och försäljning behöver kunna hanteras som delar av samma verksamhet.

För en butikskedja kan rätt kassasystem minska manuellt arbete och ge bättre kontroll över hela kedjan. Ett system som inte är byggt för verksamhetens flöden kan i stället skapa avstämningar, dubbla register och problem när nya butiker eller marknader tillkommer.

Här går vi igenom vad butikskedjor bör jämföra när de väljer kassasystem för flera butiker.

1. Kassasystemet behöver
fungera för hela kedjan

Ett kassasystem för en enskild butik och ett kassasystem för en butikskedja behöver lösa olika problem.

När verksamheten består av flera butiker behöver kedjan ofta kunna styra artiklar, priser, kampanjer och användare centralt, samtidigt som varje butik har rätt information i kassan.

Det kan till exempel innebära stöd för:

1. flera butiker och kassor
2. centrala artikelregister
3. gemensamma och lokala prislistor
4. kampanjer för hela eller delar av kedjan
5. butiksspecifika sortiment
6. försäljningsuppföljning per butik
7. behörigheter för olika användare

Ju fler butiker kedjan har, desto viktigare blir det att grundinformationen inte behöver hanteras separat i varje butik.

2. Lager och kassasystem måste
dela rätt information

När lagerdata och kassasystem inte stämmer uppstår snabbt problem.

En vara kan visas som tillgänglig trots att den är slutsåld. Personalen kan behöva korrigera lagersaldo manuellt. Webbutiken kan visa annan information än den fysiska butiken.

För en butikskedja blir problemet större eftersom samma vara kan finnas i flera butiker, på centrallager och online.

Ett integrerat kassasystem bör därför kunna stödja:

1. lagersaldo per butik
2. centrallager och butikslager
3. lageruppdatering vid försäljning
4. returer som påverkar rätt lager
5. reservationer och order
6. information om tillgänglighet mellan butiker

Tillförlitlig lagerdata är särskilt viktig för kedjor som arbetar med e-handel, click & collect eller försäljning mellan flera butiker.

När lager och kassasystem delar information blir det enklare att hålla rätt saldo i flera butiker och kanaler.

3. Affärssystemet kan vara master

För butikskedjor är det vanligt att affärssystemet fungerar som nav för verksamhetens information.

Där kan artiklar, priser, kunder, lager, order och ekonomiska flöden hanteras centralt. Kassasystemet hämtar då den information som behövs i butiken och skickar tillbaka försäljningsdata.

Det brukar beskrivas som att affärssystemet är master.

En tydlig masterstruktur kan minska behovet av dubbla register och manuella korrigeringar. Det är därför viktigt att fråga hur kassasystemet integreras med det affärssystem kedjan använder.

Läs mer om Cash IT:s integrationer mot affärs- och ekonomisystem.

4. Betalningar behöver vara
enkla att stämma av

En butikskedja hanterar ofta stora mängder betalningar från flera butiker, kassor och betalningssätt.

Kortbetalningar, Swish, presentkort, faktura, tillgodokvitton, returer och återbetalningar behöver inte bara fungera för kunden. De behöver också gå att följa upp och stämma av.

Om betalningsflödet inte är väl integrerat kan ekonomiavdelningen behöva lägga tid på manuella korrigeringar och avstämningar.

När du jämför kassasystem bör du därför fråga:

1. vilka betalterminaler som stöds
2. hur Swish och andra betalningssätt hanteras
3. hur presentkort och tillgodokvitton följs upp
4. hur återbetalningar och returer hanteras
5. hur betalning kopplas till order och kvitto
6. hur underlagen går vidare till bokföring
7. hur avstämning sker för flera butiker

Ett bra betalflöde gör vardagen enklare både ute i butiken och vidare in i ekonomin.

Integrerade betalningslösningar gör det enklare att hantera köp, returer och avstämning i hela butikskedjan.

5. Ett omodernt kassasystem kan
påverka lönsamheten

Ett äldre kassasystem behöver inte vara dyrt i licenskostnad för att bli dyrt för verksamheten.

Kostnaden kan i stället uppstå i form av manuellt arbete, felaktiga lagersaldon, extra administration, begränsad rapportering och tid som läggs på att korrigera information mellan system.

Vanliga tecken på att systemmiljön skapar onödiga kostnader är:

1. samma information registreras på flera ställen
2. personalen exporterar och importerar filer manuellt
3. lager måste korrigeras återkommande
4. betalningar är tidskrävande att stämma av
5. olika butiker arbetar på olika sätt
6. nya butiker kräver omfattande speciallösningar
7. ekonomi och butik har olika bild av samma transaktion

För en mindre kedja kan varje moment verka litet. När det upprepas över flera butiker, varje dag, blir effekten betydligt större.

6. Butik och e-handel behöver fungera
som samma handel

För kedjor med både fysisk butik och e-handel behöver kassasystemet kunna fungera i ett omnikanalflöde.

Kunden kan hitta en vara online, kontrollera lagerstatus, köpa den i en butik och senare returnera den i en annan kanal. Då behöver systemen bakom handeln dela rätt information.

Det kan handla om:

1. gemensamma artiklar och priser
2. lagerstatus i flera butiker
3. webborder som kan hanteras i butik
4. returer mellan webbutik och fysisk butik
5. kunduppgifter och köphistorik
6. kampanjer över flera kanaler

Ett kassasystem för butikskedjor bör därför inte bedömas isolerat. Det behöver ses tillsammans med e-handeln, affärssystemet och lagret.

Läs mer i vår guide om kassasystem för omnikanal.

När butik och e-handel hänger ihop kan webborder, lager och kundflöden hanteras i samma handelsflöde.

7. Central styrning blir viktigare
när kedjan växer

När antalet butiker ökar behöver kedjan kunna göra förändringar utan att upprepa samma arbete i varje butik.

Det kan till exempel handla om att uppdatera ett pris, starta en kampanj eller lägga till en ny artikel centralt och sedan göra informationen tillgänglig i rätt butiker.

Central styrning gör det också lättare att skapa gemensamma arbetssätt inom kedjan.

Samtidigt behöver det finnas flexibilitet. En butik kan ha lokalt sortiment, andra öppettider eller särskilda priser och kampanjer.

Det viktiga är därför inte att allt alltid är identiskt, utan att kedjan kan styra vad som ska vara gemensamt och vad som ska kunna variera.

8. Rapportering behöver fungera
från butik till kedjenivå

För en butikskedja räcker det sällan att veta hur mycket som säljs totalt.

Verksamheten behöver kunna förstå hur enskilda butiker, produkter, kategorier och kanaler presterar.

Ett kassasystem bör därför kunna ge underlag för frågor som:

• Hur säljer respektive butik?
• Vilka artiklar och kategorier går bäst?
• Hur ser försäljningen ut mellan butik och e-handel?
• Hur utvecklas lagret?
• Hur påverkar kampanjer försäljningen?
• Hur skiljer sig resultatet mellan olika butiker?

Beroende på verksamheten kan rapporteringen ske i kassasystemet, affärssystemet eller ett separat BI-verktyg. Det viktiga är att data kan flöda dit den ska.

9. Kassasystemet får inte
bli ett hinder för expansion

Det som fungerar med tre butiker fungerar inte alltid med trettio.

När kedjan växer eller etablerar sig i ett nytt land tillkommer fler användare, integrationer, betalningslösningar och lokala krav.

Ett kassasystem som är svårt att skala kan därför bli ett hinder för expansion.

För kedjor med nordiska ambitioner bör du bland annat kontrollera:

1. om samma lösning kan användas i flera länder
2. hur lokala betalningssätt hanteras
3. om kassasystemet klarar lokala regelkrav
4. hur nya butiker läggs till
5. om administration kan ske centralt
6. hur rapportering fungerar över flera marknader
7. om befintliga integrationer kan följa med

Ett skalbart kassasystem gör det enklare att lägga till nya butiker utan att samtidigt bygga upp mer administration.

Ett skalbart kassasystem gör det enklare att växa med fler butiker och nya marknader.

Vad ska en butikskedja jämföra?

När en butikskedja väljer kassasystem bör jämförelsen utgå från hela verksamheten, inte bara från funktionerna i själva kassan.

Titta särskilt på:

1. Integrationer – fungerar systemet med ERP, e-handel, lager och ekonomi?
2. Lager – går det att hantera flera butiker och lagerplatser?
3. Betalningar – kan betalning och bokföring stämmas av effektivt?
4. Central styrning – kan kedjan styra artiklar, priser och kampanjer gemensamt?
5. Omnikanal – fungerar butik och webbutik tillsammans?
6. Rapportering – går verksamheten att följa upp per butik och kanal?
7. Skalbarhet – kan lösningen följa med när fler butiker tillkommer?
8. Support – finns rätt hjälp när verksamheten behöver den?
9. Total kostnad – vad kostar systemet inklusive administration, integrationer och manuellt arbete?

Det bästa valet är inte nödvändigtvis systemet med flest funktioner. Det är lösningen som passar kedjans flöden och minskar onödig komplexitet.

När passar Cash IT?

Cash IT passar särskilt bra för butikskedjor som behöver mer än en fristående kassa.

Det kan handla om verksamheter med flera butiker, större artikelregister, fakturakunder, e-handel, lagerflöden och etablerade affärssystem.

Cash IT kan fungera som en integrerad del av en större systemmiljö där affärssystemet är master och kassorna används ute i butikerna för försäljning, order, betalning och kundhantering.

Målet är att kedjan ska kunna behålla en sammanhängande struktur när verksamheten växer, i stället för att skapa nya manuella flöden för varje butik.

Läs mer om Cash IT:s kassasystem eller kontakta oss så hjälper vi dig se hur lösningen kan passa din kedja.

Sammanfattning

Ett kassasystem för butikskedjor behöver klara betydligt mer än själva betalningen.

Kassa, lager, betalningar, affärssystem, e-handel och rapportering behöver kunna fungera tillsammans. Ju fler butiker verksamheten har, desto viktigare blir central styrning, tillförlitlig data och automatiserade flöden.

Genom att jämföra hela systemmiljön, inte bara kassafunktionerna, blir det enklare att välja en lösning som fungerar idag och går att växa med.