Kassasystem för omnikanal.

För butikskedjor handlar kassasystemet inte bara om att ta betalt i butik. Det behöver fungera som en del av ett större handelsflöde där fysisk butik, webbutik, lager, betalningar, kunddata och affärssystem hänger ihop.

När kedjan växer blir kraven snabbt högre. Fler butiker, fler kassor, fler användare, fler kanaler och ibland flera nordiska marknader gör att kassasystemet behöver vara både stabilt och flexibelt.

Här går vi igenom nio saker butikskedjor bör veta om kassasystem för omnikanal, och varför rätt integrationer kan göra stor skillnad för både drift, kundupplevelse och expansion.

1. Omnikanal kräver mer än en vanlig kassa

Ett traditionellt kassasystem är ofta byggt för försäljning i fysisk butik. Ett kassasystem för omnikanal behöver däremot kunna hantera flera delar av handeln samtidigt.

Det ska kunna fungera med butik, webbutik, lager, betalningar, order, returer, kunddata och affärssystem. Det gör att kunden kan möta samma handel oavsett kanal.

För en butikskedja kan det handla om att kunden vill:

1. se lagersaldo online
2. köpa i webbutik och hämta i butik
3. returnera en webborder i fysisk butik
4. möta samma priser och kampanjer i flera kanaler
5. få en smidig betalning oavsett var köpet sker
6. bli igenkänd som kund mellan butik och digital handel

När kassasystemet inte stödjer de här flödena fullt ut kan omnikanalhandel snabbt bli mer manuell än effektiv. Därför behöver kassan ses som en del av hela handelsflödet, inte som ett separat system vid betalpunkten.

2. Butik och webbutik behöver dela samma information

En av de viktigaste delarna i ett kassasystem för omnikanal är att butik och webbutik kan dela information.

Det handlar inte bara om att sälja i flera kanaler. Det handlar om att artiklar, priser, lager, kampanjer, order och kunduppgifter ska kunna hållas uppdaterade på ett sätt som fungerar i vardagen.

Om systemen inte hänger ihop kan kedjan få problem med:

1. olika priser i butik och online
2. fel lagersaldo i webbutiken
3. manuella orderflöden
4. svåra returer mellan kanaler
5. dubbel hantering av artikeldata
6. bristande kontroll över kampanjer

Ett integrerat kassasystem hjälper butik och webbutik att arbeta som delar av samma handelsflöde, inte som separata kanaler.

Läs mer om hur Cash IT arbetar med integrationer mellan kassa, affärssystem, e-handel och andra system.

När butik och webbutik delar information blir det enklare att hantera order, lager och kundflöden i samma vardag.

3. Affärssystemet blir ofta navet

För butikskedjor är affärssystemet ofta en central del av verksamheten. Det kan vara där artiklar, priser, lager, kunder, order och ekonomiska flöden hanteras.

Därför är det vanligt att affärssystemet behöver vara master. Det betyder att affärssystemet är huvudkälla för viktig information, medan kassasystemet använder informationen i försäljningen och skickar tillbaka relevant data.

Det kan till exempel handla om:

1. artikelregister
2. prislistor
3. kampanjer
4. lagerstatus
5. kunduppgifter
6. order och fakturor
7. försäljningsdata

När affärssystemet och kassan inte är tydligt integrerade kan kedjan få dubbla register, manuella avstämningar och felaktig data. För butikskedjor med flera butiker blir det snabbt ett stort problem.

Ett kassasystem för omnikanal behöver därför kunna samspela med affärssystemet på ett sätt som skapar kontroll, snarare än fler manuella moment.

4. Returer mellan kanaler måste fungera smidigt

Returer är en viktig del av omnikanalhandel. Kunden förväntar sig ofta att kunna returnera på ett annat sätt än köpet gjordes.

En vara kan vara köpt online men returneras i butik. En butik kan behöva hantera återbetalning, lageruppdatering, kvitto, orderstatus och bokföringsunderlag i samma flöde.

Därför behöver kassasystemet kunna hantera returer mellan kanaler på ett sätt som är tydligt för både kunden och personalen.

Frågor att ställa:

1. Kan webborder returneras i fysisk butik?
2. Uppdateras lagret automatiskt vid retur?
3. Hanteras återbetalningen korrekt?
4. Kopplas returen till rätt order och kvitto?
5. Får affärssystemet rätt information?
6. Kan personalen hantera returen enkelt i kassan?

Smidiga returer kan göra stor skillnad för kundupplevelsen. Men de kräver att systemen bakom handeln hänger ihop.

När returer från webbutiken kan hanteras direkt i kassan blir upplevelsen enklare för både kunden och personalen.

5. Betalningar behöver fungera i flera kanaler och marknader

För butikskedjor är betalningar mer än en teknisk funktion. De påverkar kundflödet, bokföringen, avstämningen och upplevelsen i butik.

Ett kassasystem för omnikanal behöver kunna stödja de betalningssätt som kunderna förväntar sig, men också de flöden som verksamheten kräver.

Det kan handla om kortbetalning, Swish, faktura, presentkort, tillgodokvitton, returer, återbetalningar och kontanthantering. För kedjor som verkar i flera nordiska länder kan lokala betalningslösningar och regelkrav också påverka valet.

Frågor att ställa:

1. Vilka betalterminaler stöds?
2. Finns stöd för Swish?
3. Kan systemet hantera fakturakunder?
4. Hur fungerar presentkort och tillgodokvitton?
5. Hur kopplas betalning till order, kvitto och bokföring?
6. Fungerar lösningen för flera nordiska marknader?

Ett bra betalflöde ska vara enkelt för kunden, tydligt för personalen och lätt att följa upp för verksamheten.

6. Lagerstatus måste vara tillförlitlig

Lager är en av de mest kritiska delarna i omnikanalhandel. Om lagersaldot inte stämmer påverkas både kundupplevelsen och butikens effektivitet.

Kunden kan bli lovad en vara som inte finns. Personalen kan behöva leta manuellt. Webbutiken kan visa fel tillgänglighet. Butiker kan få svårt att hantera reservationer, order och returer.

Ett kassasystem för omnikanal behöver därför bidra till bättre lagerkontroll.

Det kan innebära att:

1. försäljning i butik uppdaterar lagret
2. webborder påverkar tillgängligt saldo
3. returer förs tillbaka korrekt
4. flera butiker kan ha separata lagersaldon
5. centrallager och butikslager kan hanteras tillsammans
6. personalen kan se rätt lagerinformation i kassan

För butikskedjor är tillförlitlig lagerdata ofta en förutsättning för att omnikanal ska fungera på riktigt.

Tillförlitlig lagerstatus gör det enklare att hantera webborder, returer och försäljning över flera kanaler.

7. Central styrning förenklar kedjedrift

Butikskedjor behöver ofta kunna styra flera butiker centralt. Det kan handla om priser, artiklar, kampanjer, användare, rapporter och butiksspecifika inställningar.

Om varje butik måste hantera för mycket lokalt blir kedjan svårare att driva. Risken ökar för olika priser, olika kampanjer, felaktiga artiklar och manuella rutiner.

Ett kassasystem för butikskedjor bör därför kunna stödja central styrning.

Jämför särskilt om systemet kan hantera:

1. centrala artikelregister
2. gemensamma prislistor
3. kampanjer för flera butiker
4. butiksspecifika sortiment
5. användarrättigheter
6. försäljning per butik och kanal
7. rapportering på kedjenivå

Central styrning gör det enklare att växa utan att skapa mer administration i varje butik.

8. Äldre kassasystem kan bromsa nordisk expansion

När en butikskedja växer till fler marknader blir kassasystemet ännu viktigare. Det som fungerar i en enskild butik eller på en marknad fungerar inte alltid när kedjan ska skala upp.

Äldre kassasystem kan bromsa expansion om de har svaga integrationer, begränsad central styrning eller svårt att hantera lokala betalningar och regelkrav.

Vanliga hinder vid expansion kan vara:

1. olika system i olika länder
2. manuella flöden mellan butik och ekonomi
3. svårigheter att hantera lokala betalningssätt
4. bristande rapportering på koncern- eller kedjenivå
5. begränsat stöd för flera butiker
6. svag integration mot affärssystem
7. olika arbetssätt i olika marknader

För kedjor som vill växa i Norden är det därför viktigt att välja ett kassasystem som kan hantera både lokala behov och gemensamma flöden.

9. Rätt kassasystem gör omnikanal mer skalbart

Omnikanalhandel ska inte skapa mer administration. Den ska göra handeln mer sammanhängande, effektiv och enkel att utveckla.

Med rätt kassasystem kan butikskedjor få bättre kontroll över försäljning, lager, order, betalningar och kundflöden. Det gör det enklare att skala upp, öppna fler butiker, utveckla e-handeln och möta kunden i flera kanaler.

Det viktigaste är att se kassasystemet som en del av hela systemmiljön. Det ska inte bara fungera i kassan. Det ska fungera tillsammans med affärssystem, webbutik, lager, betalningar och rapportering.

När allt hänger ihop blir det enklare att driva kedjan framåt.

När passar Cash IT?

Cash IT passar särskilt bra för butikskedjor och detaljhandelsföretag som vill koppla ihop fysisk butik, webbutik och affärssystem i ett stabilt och flexibelt flöde.

Lösningen är utvecklad för handlare som behöver mer än en enkel kassa. Det kan handla om kedjor med flera butiker, större artikelregister, fakturakunder, nordiska betalningsbehov, lagerflöden och krav på starka integrationer.

För verksamheter där affärssystemet ska vara master, och där kassan behöver vara en integrerad del av försäljning, lager och ekonomi, kan Cash IT vara ett starkt alternativ.

Läs mer om Cash IT kassasystem eller kontakta oss så hjälper vi dig hitta rätt lösning.

Sammanfattning

Ett kassasystem för omnikanal hjälper butikskedjor att koppla ihop fysisk butik, webbutik, lager, betalningar och affärssystem.

För kedjor som vill växa, effektivisera eller expandera i Norden är det viktigt att välja ett kassasystem som klarar mer än grundläggande kassafunktioner.

De viktigaste områdena att se över är integrationer, lagerstatus, returer, betalningar, central styrning, affärssystemkoppling och stöd för flera marknader.

När systemen hänger ihop blir kedjan enklare att driva, följa upp och utveckla.