Så inför du ett nytt kassasystem i flera butiker.

För att införa ett nytt kassasystem i flera butiker behöver du en gemensam plan, kontrollerad grunddata och tester av hela flödet från köp till ekonomiskt underlag. Börja i en pilotbutik, bestäm vad som måste fungera innan ni går vidare och använd erfarenheterna vid nästa installation. På Cash IT hjälper vi dig från kartläggning till migrering och driftsättning, med kassasystemet och integrationerna som delar av samma införande.

Ett byte påverkar butikspersonal, IT, ekonomi och ofta även e-handeln. Här går vi igenom hur ni kan förbereda arbetet, testa lösningen och genomföra utrullningen stegvis. Råden är ett underlag för en gemensam projektplan, som behöver anpassas till era butiker och system.

Är ni fortfarande i urvalsfasen kan ni börja med vår guide om vad butikskedjor bör jämföra när de väljer kassasystem.

Börja med vardagen
i era butiker

Samla representanter från butik, ekonomi och IT innan ni planerar installationerna. Be dem beskriva hur en vanlig arbetsdag fungerar och vilka situationer som kräver extra arbete. Utgå från verkliga köp, returer och avstämningar.

En butik kanske säljer främst till privatpersoner, medan en annan också hanterar företagskunder och fakturaköp. En tredje lämnar ut webborder. De skillnaderna behöver synas i planen så att pilotbutiken inte blir det enda verksamhetsfall ni testar.

När vi går igenom ett införande med dig behöver vi förstå vilka flöden ert kassasystem ska stödja och hur de hänger ihop med övriga system. Beskriv gärna några konkreta situationer:

• Ett vanligt köp med de betalsätt butiken använder.
• En retur, inklusive återbetalning och påverkan på lagret.
• Ett order- eller fakturaköp, om det ingår i verksamheten.
• Ett dagsavslut och ekonomins efterföljande avstämning.
• En webborder eller annan kundresa som berör flera system.

Sätt ansvar och
gränser för projektet

Bestäm vilka butiker, funktioner och integrationer som ingår i första etappen. Om ni samtidigt ändrar kassasystem, affärssystem och e-handelsplattform behöver beroendena vara tydliga. Annars blir det svårt att veta vilken förändring som orsakat en avvikelse.

Utse en ansvarig hos er och dokumentera vem som tar hand om kassans inställningar, affärssystemet, betalningar, hårdvara och utbildning. När flera partners deltar behöver det också finnas en tydlig väg för frågor som gäller överföringen mellan systemen.

Vi hjälper dig gå igenom kopplingen mellan Cash IT och ert affärssystem. Inför projektstart bör ni tillsammans med berörda leverantörer fastställa ansvar, tidplan och vilka uppgifter respektive part behöver leverera. Bestäm även vem som godkänner pilotresultatet och fattar beslut om nästa butik.

Förbered data
före överföringen

Ta reda på vilken information som ska flyttas och vilken som ska hämtas från affärssystemet. Vi utgår från affärssystemet som den centrala källan för affärskritisk information, med kommunikationen till e-handeln främst via affärssystemet.

Kontrollera artikelnummer, streckkoder, priser och kopplingar till rätt butik och lager. För kunduppgifter behöver ni bestämma vilka register som ska användas framåt och hur eventuella dubbletter ska hanteras. Granska även öppna order och andra pågående ärenden som påverkas av bytet.

Bestäm en tidpunkt för den sista överföringen och hur förändringar efter den ska tas om hand. Om en butik säljer varor mellan en provöverföring och driftsättningen behöver lager- och försäljningsuppgifter hanteras enligt en överenskommen rutin.

I vår guide om kassasystem med Fortnox eller Visma beskriver vi vad du bör kontrollera i integrationsvalet. Under införandet behöver dessa förutsättningar omsättas i konkreta inställningar och tester.

Förberedelser och gemensamma instruktioner hjälper personalen inför bytet av kassasystem.

Välj en pilot
som prövar helheten

Välj en pilotbutik som speglar viktiga delar av kedjans vardag. En butik med engagerad personal och möjlighet att följa upp arbetet är en bra utgångspunkt. Komplettera med tester för flöden som bara förekommer i andra butiker.

Ge piloten en tydlig omfattning och dokumentera vad ni ska lära er. Det kan vara hur personalen arbetar i den nya kassan, hur data överförs och om ekonomi får rätt underlag. Planera tid för att åtgärda avvikelser före nästa installation.

Har ni verksamhet i både Sverige och Norge behöver lokala förutsättningar prövas för respektive marknad. Ett godkänt köp med Swish i Sverige ersätter exempelvis inte ett test av Vipps i den norska lösningen.

Testa hela vägen
till ekonomin

Ett köp som ser rätt ut i kassan är bara början på testet. Följ samma händelse vidare till affärssystemet och kontrollera de uppgifter som integrationen ska överföra. Om e-handeln berörs behöver även dess uppdatering följas upp.

På Cash IT utgår vi från den aktuella integrationens funktioner. Kopplingar till exempelvis Visma.net och Business NXT stödjer synkronisering av försäljning, order och lager. Vilka uppgifter ert test ska omfatta behöver fastställas utifrån den valda lösningen.

För varje test, dokumentera vad ni gör, vilket resultat ni förväntar er och vad som faktiskt händer. Kontrollera exempelvis:

• Köp: Rätt artikel, pris och betalsätt registreras och når avsett underlag.
• Retur: Återbetalning och lagerpåverkan följer den överenskomna rutinen.
• Prisändring: En uppdatering från ansvarigt system når berörda kassor.
• Dagsavslut: Butik och ekonomi kan stämma av samma försäljning.
• Avvikelse: En avbruten betalning eller misslyckad överföring kan upptäckas och hanteras.

Pröva även överenskomna scenarier för nätverksproblem. Kontrollera vad som fungerar under avbrottet och hur uppgifterna hanteras efteråt. Undvik att utgå från att alla funktioner eller betalsätt har samma förutsättningar.

Förbered personalen
för första dagen

Låt personalen öva på de arbetsmoment som faktiskt förekommer i butiken. Försäljning, returer och dagsavslut behöver vara begripliga för dem som ska utföra dem. Butiksansvariga behöver dessutom känna till behörigheter och vägen till hjälp.

Ta fram korta instruktioner för vanliga moment och för situationer som kräver särskild hantering. Bestäm vem personalen kontaktar under de första dagarna och hur frågor samlas in. Använd pilotens erfarenheter för att förbättra instruktionerna inför nästa butik.

Gå igenom utbildning och stöd med oss i införandeplanen. När arbetsrutiner och systeminställningar stämmer överens blir det lättare för personalen att känna sig trygg i den nya lösningen.

Bestäm när nästa
butik kan gå vidare

Sätt tydliga kriterier för att godkänna piloten. Kritiska köpflöden ska fungera, underlagen ska kunna stämmas av och personalen ska kunna utföra sina vanliga uppgifter. Dokumentera kvarstående avvikelser, deras konsekvenser och vem som ansvarar för åtgärderna.

Förbered också en reservplan för driftsättningen. Bestäm tillsammans med leverantörerna vad ni gör om ett kritiskt test misslyckas och vilka förutsättningar som krävs för att senarelägga eller avbryta bytet. Planen behöver ta hänsyn till transaktioner som redan har genomförts.

Inför varje ny butik kontrollerar ni lokala inställningar, utrustning, betalningar och lagerkopplingar. Återanvänd det som godkänts i piloten och dokumentera varje nödvändig avvikelse. Planera utrymme mellan etapperna för uppföljning och justeringar.

Följ upp efter
varje driftsättning

Kontrollera de första dagsavsluten och att överföringarna fungerar enligt planen. Samla personalens frågor och se om samma problem återkommer i flera butiker. Det hjälper er skilja mellan behov av utbildning, felaktiga inställningar och avvikelser i integrationen.

Följ gärna tiden för avstämning och antalet manuella korrigeringar före och efter bytet. Använd era egna uppgifter för att bedöma resultatet. Ett införande är färdigt först när de överenskomna flödena fungerar och ansvaret för den löpande driften är tydligt.