Byt kassasystem. Håll ihop affärerna.

När du ska byta kassasystem i en butikskedja behöver pågående affärer ingå i planen. Öppna order, äldre köp, lagersaldo och betalningsunderlag ska kunna följas även efter övergången. På Cash IT hjälper vi dig att gå igenom dessa flöden tillsammans med kassan och integrationen till affärssystemet.

Kunden som beställde igår vill hämta sin vara imorgon. Ett köp från förra veckan kan bli en retur efter bytet. Samtidigt kan en annan butik i kedjan fortsätta arbeta i den gamla lösningen. Det är dessa situationer som gör kassabytet till mer än en installation.

Vår guide om att införa kassasystem i flera butiker beskriver projektet från kartläggning till utrullning. Här fördjupar vi oss i affärerna som behöver hållas ihop under övergången.

Sätt en gräns
mellan gammalt och nytt.

Bestäm när varje butik slutar registrera nya köp i den gamla kassan och börjar använda den nya. Gränsen behöver vara begriplig för både butik och ekonomi, så att samma försäljning inte hamnar i båda flödena eller faller mellan dem.

Dokumentera vad som ska vara färdigt före övergången och vad som kan fortsätta efteråt. Ett påbörjat köp, en obetald order och en redan betald beställning behöver inte hanteras på samma sätt.

Gå igenom planen med oss och berörda systemleverantörer. Det viktiga är att personalen vet var nästa arbetsmoment ska ske. Kunden ska kunna få hjälp utan att medarbetaren först måste avgöra vilket system som äger ärendet.

Låt öppna order
följa med i planen.

Samla de order som fortfarande väntar på betalning, leverans eller utlämning. Kontrollera ordernummer, kund, orderrader, betalningsstatus och vilket lager varorna är reserverade mot. Uppgifterna hjälper er att se vad nästa steg faktiskt är.

Om affärssystemet behålls kan det fortsätta vara den centrala källan för orderinformationen. Vår integration med Garp låter personalen hämta befintliga Garp-order och ta emot betalningen i Cash IT. Även befintliga fakturor med kvarvarande saldo kan betalas i kassan.

Det stödet innebär inte att alla order från en tidigare kassalösning automatiskt blir tillgängliga. Var informationen finns och vilken status den har behöver kontrolleras. Pröva de typer av pågående order som ska hanteras efter bytet, inklusive redan betalda beställningar.

För personalen behövs en enkel rutin: var hittar vi ordern, vad återstår att göra och hur undviker vi att ta betalt igen?

Förbered returer
på äldre köp.

En kund kommer tillbaka med en vara som köptes före kassabytet. Då behöver personalen kunna bedöma köpet och följa den överenskomna rutinen för retur, återbetalning och lagerpåverkan.

Bestäm hur äldre kvitton och försäljningsuppgifter ska vara åtkomliga. Kontrollera om underlaget ska läsas i ett arkiv, i den tidigare lösningen eller på annat sätt. Utgå inte från att kvitton, presentkort och tillgodokvitton kan flyttas eller användas direkt i den nya kassan.

Gå igenom dessa fall före driftsättningen. Vi hjälper dig att bedöma hur Cash IT ska ingå i den fortsatta hanteringen, men den valda rutinen behöver också ta hänsyn till den gamla lösningen och betalningsflödet.

Testa särskilt en retur på ett äldre köp. Det visar om personalen hittar rätt underlag och om ekonomi och lager får den information som behövs efteråt.

Stäm av lagret
vid rätt tidpunkt.

Ett lagersaldo beskriver en viss tidpunkt. Om varor säljs, tas emot eller reserveras efter att en fil har tagits fram behöver dessa händelser finnas med i övergången. Annars kan ett korrekt saldo bli fel redan före första köpet i den nya kassan.

Bestäm därför var det slutliga saldot ska hämtas och hur förändringar under själva bytet tas om hand. Skilj på fysiskt antal, reserverat antal och det som är tillgängligt för försäljning.

Cash IT använder lagerinformation från affärssystemet enligt den aktuella integrationens funktioner. Vid ett byte behöver vi kontrollera att rätt butik kopplas till rätt lager och att köp och returer påverkar avsett underlag.

Kommunikationen till e-handeln går främst via affärssystemet. Kontrollera därför också hur webbutikens beställningar och reservationer påverkar lagerinformationen medan en butik byter kassa.

Beställningar och reservationer behöver ingå när lagret stäms av inför bytet.

Fånga varje köp
på vägen till ekonomin.

Gör ett sista avstämt avslut i den gamla lösningen och kontrollera det första underlaget från den nya. Ekonomi behöver kunna se vilken försäljning som hör till respektive system och vilka händelser som fortfarande väntar på överföring.

Följ några tydliga referenser genom hela kedjan: kvitto, order, faktura och betalning där de ingår. Kontrollera att underlaget går vidare enligt det beslutade flödet och att en omkörning inte registrerar samma affär igen.

Överföringen behöver bedömas för just ert affärssystem. Med Cash IT och Visma Administration kan försäljningsunderlaget exempelvis överföras per kvitto eller samlas vid dagsavslut eller enligt ett valt tidsintervall. Det påverkar när ekonomin ska förvänta sig underlaget.

Be ekonomi godkänna avstämningen, inte bara att en fil eller överföring har kommit fram. Ett tekniskt genomfört steg är värdefullt först när uppgifterna går att använda.

Byt i etapper.
Håll ihop kedjan.

Under en stegvis övergång kan två kassalösningar finnas i kedjan samtidigt. Dokumentera vilka butiker som använder vilken lösning och vilka gemensamma flöden som påverkas. Returer mellan butiker och utlämning av order behöver särskild uppmärksamhet om ni använder dem.

Pröva vad som händer när ett ärende börjar i en butik och avslutas i en annan. Kontrollera även hur prisändringar, kunder och försäljning hanteras under perioden. Gemensamt affärssystem betyder inte automatiskt att alla moment fungerar likadant i båda kassorna.

På Cash IT utgår vi från era faktiska arbetsmoment när vi går igenom lösningen. Sätt tydliga kriterier för när nästa butik kan byta, och håll kvar en begriplig rutin för de ärenden som fortfarande hör till den tidigare kassan.

Ge expansionen
rätt förutsättningar.

När kedjan öppnar fler butiker behöver den nya lösningen gå att använda utan att varje etablering blir ett eget systemprojekt. Bestäm vilka inställningar som är gemensamma och vilka uppgifter som behövs för en ny butik, dess lager och betalningar.

Vid nordisk expansion tillkommer lokala förutsättningar. Ett test av Swish i den svenska kassan ersätter inte ett test av Vipps i den norska lösningen. Betalningar, språk och ekonomiskt underlag behöver prövas för respektive marknad.

Om ni samtidigt utvecklar omnikanalflöden bör ett verkligt kundärende ingå i bedömningen. Följ till exempel en beställning från webbutiken till utlämningen. Vilka steg som kan ske i Cash IT beror på integrationerna och den valda lösningen.

Budgetera också
för övergången.

Ett kassabyte kan minska återkommande manuellt arbete, men själva övergången kräver också tid. Ta med utbildning, tester, integrationer, tillfälliga rutiner och eventuell tillgång till äldre underlag i jämförelsen.

För en mindre kedja kan samma personer sköta både butiken och projektet. Planera därför arbetet utifrån vad de faktiskt hinner med. Ett lägre licenspris hjälper inte om viktiga förberedelser saknas eller extraarbete blir permanent.

Bedöm vårt kassasystem utifrån de moment det ska förenkla efter bytet. Om ni ännu inte vet var problemen uppstår kan ni börja med tecken på att kassasystemet bromsar kedjan. Då blir det tydligare vad ni vill uppnå med förändringen.