Färre rättningar i butikens betalningar.

Manuella korrigeringar i butik kan behövas när betalningen registreras separat, ett betalsvar är oklart eller försäljningen inte når ekonomin som tänkt. Ibland jämförs bara olika underlag. På Cash IT hjälper vi dig att följa samma köp genom kassa, betalning och affärssystem för att hitta var extraarbetet börjar.

En differens vid dagsavslutet kan verka liten. Om personalen behöver leta kvitton, kontrollera betalningar och skicka förklaringar till ekonomi varje dag blir arbetet snart en del av rutinen.

Målet är att minska behovet av återkommande rättningar. Börja därför med att skilja mellan en felaktig transaktion, en uppgift som saknas i nästa system och en jämförelse mellan underlag som beskriver olika saker.

Skilj på köpet
och betalningen.

Försäljning, betalning och bankutbetalning är olika händelser. Kassans kvitto beskriver köpet. Betaltjänsten visar betalningens status. Bankens insättning behöver sedan kopplas till betalleverantörens underlag.

När ett belopp inte stämmer behöver du först veta vilka av dessa händelser som jämförs. Är det kassans försäljning mot registrerade betalningar, eller ekonomiavdelningens underlag mot en insättning? Samma ord, som försäljning eller avslut, kan också avse olika perioder i olika rapporter.

Vi går igenom hur ert kassasystem används tillsammans med betallösningen och affärssystemet. Det gör det lättare att avgöra om nästa steg gäller betalningen, överföringen eller sättet ni stämmer av.

När beloppet
registreras separat.

Om personalen behöver skriva in ett belopp både i kassan och i en separat terminal finns två registreringar att hålla ihop. En ändrad varukorg eller ett feltryck kan då ge olika belopp, trots att båda systemen fungerar var för sig.

Se efter vilka moment som faktiskt är manuella i er lösning. Behöver medarbetaren ange beloppet igen, välja betalningssätt separat eller markera köpet som betalt utan återkoppling från betalningen?

Cash IT erbjuder integrerade kortterminaler som används tillsammans med kassasystemet. När vi ser över betalflödet går vi igenom hur kopplingen fungerar vid ett vanligt köp, en ändring av köpet och en avbruten betalning. Bedöm lösningen utifrån de faktiska stegen, inte bara terminalens modell.

När betalsvaret
inte är tydligt.

Ett oklart svar skapar osäkerhet för både kunden och personalen. Medarbetaren behöver veta om betalningen är godkänd, nekad eller fortfarande behöver kontrolleras. Dessa situationer ska ha olika rutiner.

Vid ett oklart läge är nästa steg att kontrollera status enligt betalleverantörens och kassans rutin. Att registrera en ny betalning på chans gör det svårare att förstå vad som hänt. Ta reda på vilket köp och vilket betalningsförsök som berörs.

Med Swish integrerat i Cash IT får kunden en unik QR-kod och godkänner köpet i mobilen. Swish meddelar kassan i realtid när köpet är godkänt. Personalen får därmed återkoppling i kassaflödet, i stället för att enbart behöva tolka kundens telefonskärm.

Testa även vad medarbetaren ska göra när den förväntade bekräftelsen inte visas. En tydlig rutin hjälper personalen att skilja ett bekräftat köp från ett ärende som behöver hjälp.

När returen
hamnar vid sidan av.

En retur består av flera delar. Varan hanteras, ett returunderlag skapas och pengar kan behöva återbetalas. Om ett steg görs utanför det ordinarie flödet kan butik och ekonomi få olika bild av samma ärende.

Följ en konkret retur och kontrollera vad som registrerats i varje del. Finns det ett returunderlag i kassan? Går återbetalningen att följa hos betalleverantören? Har de uppgifter som integrationen ska överföra nått affärssystemet?

Vi hjälper dig att se hur Cash IT:s kassaflöde ska fungera med den aktuella betalningen och integrationen. Utgå från den valda lösningens stöd och den rutin ni använder. En retur på ett äldre köp eller i en annan butik kan behöva en särskild genomgång.

Kontrollera också tidpunkterna. En registrerad retur och en genomförd återbetalning behöver kunna kopplas ihop även om de visas i olika rapporter.

När ekonomin
saknar rätt underlag.

Betalningen kan vara korrekt i butiken samtidigt som underlaget till ekonomin är ofullständigt. Det kan exempelvis bero på att överföringen inte är klar, att ett betalningssätt hanteras fel i kopplingen eller att samma uppgift har registrerats manuellt och sedan överförts igen.

Kontrollera vad integrationen ska skapa, när det ska ske och vilka uppgifter som hör ihop. Börja med ett kvitto eller en faktura som går att identifiera, inte bara dagens totalsumma.

Med Cash IT och Spiris skapar kassans kvitton kundfakturor som bokförs automatiskt. Betalningsuppgifterna förs också över och inbetalningarna bokförs tillsammans med kundfakturorna. Det minskar behovet av att registrera samma försäljning och inbetalning för hand.

Andra integrationer kan ha ett annat flöde. Beskriv därför inte all bokföring som automatiskt färdig bara för att försäljningsdata överförs. Vi utgår från de verifierade funktionerna i ert affärssystem och den integration ni använder.

Följ samma händelse genom underlagen för att se var uppgifterna först skiljer sig åt.

Bankbeloppet är
ett eget underlag.

En bankinsättning behöver inte motsvara dagens kortförsäljning. Utbetalningen kan omfatta betalningar från en annan period, återbetalningar och avgifter. Kontrollera betalleverantörens underlag innan skillnaden behandlas som felaktig försäljning.

Se Stripes exempel på utbetalningsavstämning. Använd motsvarande rapport från din betalleverantör.

Låt ekonomi bedöma skillnaden mellan försäljning och utbetalning innan ni väljer en korrigering. Det hjälper er att rikta åtgärden mot rätt del av flödet.

Följ avvikelsen
genom systemen.

Välj en återkommande avvikelse och samla uppgifter som gör samma händelse möjlig att hitta. Ni behöver inte börja med alla betalningar i kedjan. Ett väl dokumenterat fall är ofta en bättre utgångspunkt än flera totalsummor utan sammanhang.

Gå igenom:

• I kassan: Kvitto- eller orderreferens, butik, kassa, tidpunkt, belopp och valt betalningssätt.
• I betallösningen: Transaktionsreferens, status och vilket belopp som faktiskt har registrerats.
• I affärssystemet: Vilket försäljnings- och betalningsunderlag som har skapats och vad som saknas.
• Vid utbetalningen: Vilka transaktioner rapporten omfattar och hur insättningen förklaras.

Markera var uppgifterna först skiljer sig åt. Ta med vilken manuell åtgärd som har gjorts och om samma situation uppstår vid fler kassor. Då får vi ett tydligare underlag för att undersöka sambandet mellan system och rutin.

Gör rutinen enkel
i varje butik.

Gemensamma rutiner hjälper kedjan att hantera samma situation på samma sätt. Personal ska veta var betalningens status kontrolleras, när ett ärende behöver lämnas vidare och vilka uppgifter som ska följa med.

Skilj på vanliga arbetsmoment och avvikelser. Att genomföra ett köp ska vara enkelt. En oklar betalning eller misslyckad överföring behöver däremot en tydlig väg till hjälp. Undvik egna omvägar som gör det svårare att följa den ursprungliga händelsen.

Vill du även undersöka hur extra steg påverkar kundens väntan finns vår guide om att minska köerna i butikens kassa. Här ligger fokus på att samma betalning ska gå att förstå och följa även efter köpet.

Följ upp det
som behöver rättas.

Samla avvikelser efter orsak: separat registrering, oklart betalsvar, retur, överföring eller jämförelse av rapporter. Följ både antal ärenden och tiden de tar, gärna i relation till hur många köp butiken genomför.

Efter en förändring kan du se om samma problem återkommer. Färre manuella rättningar är ett tydligare mål än fler automatiska funktioner i sig. Tillsammans med Cash IT kan du använda resultatet för att prioritera nästa förbättring i betalflödet.