Kassasystem med Fortnox eller Visma – så väljer du rätt.

Med Cash IT kopplar du ihop butikens kassasystem med Fortnox eller ditt Visma-system. Vi hjälper dig skapa ett sammanhängande flöde för artiklar, priser, lager, försäljning och ekonomi, med affärssystemet som den centrala källan för information.

Vårt fokus är att göra vardagen enklare både i butiken och bakom kulisserna. Kassan ska vara lätt att arbeta i, och informationen från försäljningen ska nå rätt system med mindre manuell hantering.

Här visar vi hur vi på Cash IT arbetar med integrationer till Fortnox och Visma, och vad du bör kontrollera för att få butik, webbutik och ekonomi att fungera bättre tillsammans.

Varför får äldre kassasystem
problem med e-handel?

Äldre kassasystem kan vara utvecklade för en verksamhet där nästan all försäljning sker i den fysiska butiken. När e-handel tillkommer behöver information delas mellan fler system och försäljningskanaler.

Om kopplingarna saknas eller bara täcker delar av flödet kan personalen behöva uppdatera priser, registrera artiklar och överföra försäljningsunderlag manuellt. Lagerinformationen kan också hinna bli inaktuell innan nästa överföring sker.

Det kan leda till att:

• Webbutiken visar varor som redan har sålts i butiken.
• Priser och kampanjer skiljer sig mellan kanalerna.
• Ekonomiavdelningen behöver sammanställa flera separata underlag.
• Returer kräver extra arbete för att uppdatera lager och ekonomi.
• Personalen lägger tid på att kontrollera uppgifter mellan systemen.

Systemets ålder är däremot inte hela förklaringen. Det avgörande är vilka integrationer som finns, vilken information de överför och hur väl de passar dagens verksamhet.

Vad innebär ett
integrerat kassasystem?

Ett integrerat kassasystem utbyter information med andra system i verksamheten. Det kan exempelvis hämta artiklar och priser från affärssystemet och skicka tillbaka försäljning, returer och underlag för redovisning.

Men ordet ”integration” säger inte hur omfattande kopplingen är. En integration som överför ett bokföringsunderlag vid dagens slut skiljer sig från en som även hanterar artiklar, kunder, order och lager löpande.

När du jämför kassasystem för detaljhandel behöver du därför fråga:

• Vilka uppgifter överförs?
• I vilken riktning går informationen?
• Hur ofta uppdateras den?
• Vilket system ansvarar för respektive register?
• Hur upptäcks och hanteras misslyckade överföringar?

När vi går igenom en lösning med dig kartlägger vi vilka uppgifter som behöver delas, vilket system som ansvarar för dem och vilka arbetsmoment du vill förenkla. Det ger en tydlig grund för valet av integration.

Kassasystem med Fortnox –
vad ska du kontrollera?

Använder du Fortnox kan vi koppla kassasystemet till den ekonomimiljö du redan arbetar i. Vi börjar med att gå igenom vilka funktioner ni använder i Fortnox och hur butikens försäljning ska föras vidare till ekonomin.

Kontrollera hur integrationen hanterar försäljningsunderlag, betalsätt, returer och eventuell fakturaförsäljning. Om artiklar och lager ska delas mellan systemen behöver även det ingå i genomgången.

I en genomgång med oss kan vi utgå från era egna försäljningsscenarier: ett vanligt butiksköp, en retur och eventuell fakturaförsäljning. Då blir det tydligare vad integrationen behöver hantera och hur arbetet ska fungera för både butikspersonal och ekonomi.

Med vår integration mellan kassasystem och Fortnox är målet att minska dubbelregistrering och förenkla administrationen. Tillsammans går vi igenom vilka flöden som ska ingå utifrån verksamhetens behov och de funktioner som används i systemen.

Med rätt integration behöver uppgifter registreras på färre ställen, vilket förenklar butikens administration.

Kassasystem med Visma –
välj rätt integration

När du jämför kassasystem med Visma behöver du ange vilken produkt ni använder. Visma Administration, Visma Business, Visma.net och Business NXT är olika system med olika förutsättningar.

På Cash IT utgår vi från just den Visma-produkt och version ni använder. Vi går igenom hur den ska samverka med kassan, och vilka arbetsflöden som behöver fungera mellan systemen.

Kontrollera särskilt hur kopplingen hanterar:

• Artikelregister och prislistor.
• Kunduppgifter och kundspecifika villkor.
• Försäljning, order och fakturaunderlag.
• Lagerplatser och lagerförändringar.
• Returer och korrigeringar.

För verksamheter med både konsumentförsäljning och företagskunder är det också relevant att se hur kassan hanterar kundpriser och fakturaköp.

Vi erbjuder integrationer till bland annat Visma Administration, Visma Business, Visma.net och Business NXT.

Hur kopplas butik
och e-handel ihop?

Butik och e-handel behöver tillgång till gemensam och tillförlitlig information om produkter, priser, lager och order. För att det ska fungera behöver det vara tydligt vilket system som ansvarar för informationen.

Vi bygger våra lösningar med affärssystemet som den centrala källan för affärskritiska uppgifter. Cash IT:s kassasystem kopplas till affärssystemet, och kommunikationen med e-handeln sker främst via affärssystemet. Det ger en gemensam struktur för informationen som butik och webbutik behöver.

Ett försäljningsflöde kan exempelvis se ut så här:

1. Ett köp registreras i butikens kassasystem.
2. Försäljningsinformationen överförs till affärssystemet.
3. Berörda uppgifter för lager och ekonomi uppdateras.
4. E-handeln får uppdaterad information genom sin koppling till affärssystemet.

Hur snabbt uppdateringen sker och vilka uppgifter som ingår beror på integrationerna. Därför går vi igenom hela kedjan tillsammans med dig, från köp till uppdaterat lagersaldo och ekonomiskt underlag.

Läs mer om integrationer mellan kassasystem och affärssystem och affärssystemets roll i handeln.

Hur förenklar integrationer
omnikanalhandel?

Omnikanalhandel innebär att butik och digitala kanaler fungerar tillsammans under kundens köpresa. Kunden kan exempelvis beställa en vara online och hämta den i butik.

För att sådana tjänster ska fungera behöver systemen kunna dela relevant information. Personalen behöver se rätt order, veta om varan är reserverad och förstå hur utlämningen påverkar lager och orderstatus.

Samma sak gäller en retur av ett onlineköp i butik. Då behöver returinformationen nå berörda system, lagret uppdateras enligt verksamhetens regler och återbetalningen hanteras korrekt.

Ett modernt kassasystem kan förenkla arbetet genom att göra information och funktioner tillgängliga i butikens arbetsflöde. Vilka omnikanaltjänster som fungerar i praktiken beror på hela lösningen: kassa, affärssystem, e-handelsplattform, betalningar och rutiner.

Berätta för oss vilka kundresor ni vill erbjuda, så går vi igenom vad som krävs i er systemmiljö. För verksamheter som använder Viskan kan du också läsa om Cash IT:s integration med Viskan.

Butik och e-handel behöver dela tillförlitlig information om artiklar, order och lager.

Vad ska du jämföra
mellan kassasystem?

Utgå från samma krav när du granskar olika leverantörer. Då blir det enklare att bedöma både funktioner och omfattningen på den föreslagna lösningen.

• Affärssystem – Finns stöd för vår produkt, version och våra arbetsflöden?
• E-handel – Hur överförs artiklar, priser, order och lagerinformation?
• Lager – Hur hanteras reserverade varor, returer och flera lagerplatser?
• Betalningar – Hur fungerar betalbekräftelse, återbetalning och avstämning?
• Administration – Vilka moment automatiseras och vilka återstår?
• Drift och support – Vad händer vid avbrott och vem ansvarar för felsökningen?
• Kostnad – Vad ingår i licens, integration, införande och löpande support?

Be också om en tydlig ansvarsfördelning. Om flera leverantörer ingår behöver ni veta vem som tar hand om ett fel mellan systemen.

Vilka betallösningar behöver
en nordisk butik?

För nordiska detaljister är kortbetalningar och lokala mobila betalsätt relevanta delar av jämförelsen. Swish kan vara viktigt för en svensk butik, medan Vipps kan vara relevant för verksamhet i Norge.

Jämför hur betalningen fungerar genom hela köpet. Får kassan en automatisk bekräftelse? Hur hanteras en avbruten betalning? Hur genomförs en återbetalning och hur stäms transaktionen av?

Butik och e-handel kan också ha olika betalavtal och arbetssätt. Det behöver vara tydligt hur dessa påverkar returer och ekonomisk uppföljning.

Hos oss kan du välja betallösningar för bland annat kort, Swish, Vipps och Klarna. Vi hjälper dig se hur de ska fungera tillsammans med kassasystemet och ekonomiflödet, utifrån kundernas behov och dina försäljningskanaler.

Vilket kassasystem passar
små och medelstora butiker?

För små och medelstora butiker är enkel användning, relevanta integrationer och tydlig support viktiga urvalskriterier. Systemet behöver underlätta dagens arbete och ge utrymme för den utveckling verksamheten planerar.

En butik med Fortnox och en mindre webbutik kan ha andra behov än ett företag med flera butiker, företagskunder och Visma.net.

Jämför därför den samlade kostnaden och arbetsinsatsen. Ett lägre licenspris kan väga lättare om lösningen samtidigt kräver mycket manuell administration.

Vi på Cash IT hjälper både fristående butiker och kedjor att koppla ihop fysisk försäljning med affärssystem och e-handel. Tillsammans går vi igenom hur ni arbetar idag, vad som skapar extra administration och vilka flöden ni behöver när verksamheten växer. Därifrån tar vi fram ett förslag på kassasystem och integrationer som passar er handel.